چقدر با برنامه ریزی به روش GTD آشنایی دارید؟ آیا تاکنون در مورد این نوع برنامه ریزی چیزی شنیده‌اید؟ در دنیای پرشتاب و پر از اطلاعات امروزی، بسیاری از ما با چالش‌های فراوانی در زمینه مدیریت زمان و کارها مواجه هستیم. احساس خستگی، ناتوانی در انجام کارها و فراموشی وظایف مهم می‌تواند به یک معضل روزمره تبدیل شود. در این شرایط، یافتن روشی مؤثر برای سازماندهی کارها و افزایش بهره‌وری بسیار حیاتی است. یکی از روش‌های شناخته‌شده در این زمینه، روش انجام کارها (GTD) است که توسط دیوید آلن توسعه یافته و به میلیون‌ها نفر در سراسر جهان کمک کرده تا بر چالش‌های مدیریت زمان غلبه کنند. در این مقاله، به بررسی این روش و مراحل آن خواهیم پرداخت و به شما نشان خواهیم داد که چگونه می‌توانید با استفاده از GTD، بار ذهنی خود را کاهش دهید و تمرکز بیشتری بر کارهای مهم داشته باشید.
اهمیت برنامه ریزی برای انجام کارها
مغز شما برای ذخیره اطلاعات طراحی نشده است. وقتی ذهن شما پر از کارها و یادآوری‌ها باشد، قدرت کمتری برای تمرکز بر کارهایی که واقعاً باید انجام دهید دارید. این اصل مرکزی پشت برنامه ریزی به روش GTD است. با انتقال کارهای خود از ذهن به یک ابزار لیست کار، قدرت بیشتری برای کارهایی که اهمیت دارند خواهید داشت. در اینجا نحوه شروع کار را توضیح می‌دهیم.
برنامه ریزی به روش GTD چیست؟
برنامه ریزی به روش GTD بر این باور استوار است که هرچه اطلاعات بیشتری را در ذهن خود نگه دارید، کمتر امکان انجام کارها و تمرکز را خواهید داشت. به جای اتکا به مغز خود، روش GTD شما را تشویق می‌کند تا تمام اطلاعات کاری خود را در یک منبع خارجی و منظم ذخیره کنید. به این ترتیب، همیشه می‌دانید «چه کاری باید بعداً انجام دهم؟» بدون نگرانی از اینکه کاری از دست برود.
GTD مخفف چیست؟
GTD اختصاری است که به معنای «انجام کارها» است و یک روش بهره‌وری است که برای اولین بار توسط دیوید آلن در سال ۲۰۰۱ توسعه داده شد. آلن روش GTD را در کتابش با عنوان «انجام کارها: هنر بهره‌وری بدون استرس» توضیح می‌دهد. یک استراتژی محبوب مدیریت زمان است زیرا پیاده‌سازی آن بسیار ساده و در عمل بسیار مؤثر است. حتی اگر از آن آگاه نباشید، مغز شما به طور مداوم در پس‌زمینه فعال است و کارهای آینده شما را جابجا و سازماندهی می‌کند تا مطمئن شود هیچ چیزی از دست نمی‌رود. هر زمان که یک کار جدید به لیست اضافه کنید، مغز شما نیاز دارد که همه چیزهایی که در برنامه دارید را بررسی کند و کارها را نسبت به این کار جدید اولویت‌بندی کند.
استفاده از ابزارهای مدیریت کارها برای پیاده‌سازی روش GTD
به جای تلاش برای ذخیره‌سازی تمام اطلاعات پروژه‌های خود در مغز، برنامه ریزی به روش GTD از یک سیستم پنج مرحله‌ای برای ثبت و دسته‌بندی کارهای شما در یک منبع خارجی، مانند یک ابزار مدیریت کار، استفاده می‌کند. مغز شما برای ذخیره‌سازی حجم زیادی از اطلاعات سازمان‌یافته ساخته نشده است، اما ابزارهای مدیریت کار این کار را انجام می‌دهند. با انتقال این اطلاعات به اقلام قابل اقدام، شما برای موفقیت بلندمدت آماده‌تر خواهید بود.
ابزارهایی که استفاده می‌کنید مهم هستند. به دنبال ابزاری باشید که به شما اجازه دهد اطلاعات شخصی، پروژه‌ای و برنامه‌ای را ثبت و سازماندهی کنید. برنامه ریزی به روش GTD تنها به شما در سازماندهی کارهای شخصی‌تان کمک نمی‌کند؛ بلکه می‌تواند به شما در ثبت کارهای غیرقابل اقدام، کارهایی که دیگر اعضای تیم باید انجام دهند و اهداف مربوط به کارهایی که انجام می‌دهید کمک کند.
به جای ذخیره‌سازی این اطلاعات در مکان‌های مختلف، برنامه ریزی به روش GTD به شما کمک می‌کند تا آن را در یک ابزار مانند ابزار مدیریت کار وارد و سازماندهی کنید.یک ابزار مدیریت کارهای خوب، می‌تواند برنامه ریزی به روش GTD را برای شما آسان تر کند و کارهای شما را سازماندهی کرده و فشار ذهنی شما را کاهش دهد تا بتوانید کارهای با تأثیر بالا را به موقع انجام دهید.
مزایا و معایب برنامه ریزی به روش GTD
برنامه ریزی به روش GTD تنها یک استراتژی مدیریت زمان است. مانند تمام تکنیک‌های مدیریت زمان، این روش نیز مزایا و معایب خود را دارد. استراتژی که انتخاب می‌کنید بستگی زیادی به مهارت‌هایی دارد که می‌خواهید با مدیریت زمان بهبود دهید.
مزایای برنامه ریزی به روش GTD
– سیستم GTD راه‌اندازی آسان و انعطاف‌پذیر دارد.
– بار شناختی و فشار ذهنی ناشی از تلاش برای یادآوری همه چیزهایی که در دست دارید را کاهش می‌دهد.
– چندوظیفگی را حذف می‌کند تا زمان بیشتری برای تمرکز بر کارها داشته باشید.
– یک منبع مرکزی برای تمام اطلاعات، حتی اطلاعات غیرقابل اقدام، فراهم می‌کند.
– احساس واضحی از کارهایی که در دست دارید ارائه می‌دهد، بنابراین اگر لازم باشد، راحت‌تر می‌توانید اولویت‌ها را تغییر دهید یا زمان‌بندی کنید.
معایب برنامه ریزی به روش GTD
قبل از شروع با روش GTD، چند محدودیت وجود دارد که باید در نظر داشته باشید:
– راه‌اندازی متد برنامه ریزی به روش GTD زمان‌بر است. اگر هنوز از یک سیستم مدیریت کار استفاده نمی‌کنید، یکی ایجاد کنید تا تمام کارهای خود را مستند کنید.
– ممکن است خیلی انعطاف‌پذیر باشد. برنامه ریزی به روش GTD تنها به شما در سازماندهی کارها کمک می‌کند؛ این روش به شما در زمان‌بندی کارهای هفتگی یا روزانه کمکی نمی‌کند. برخی از افراد با این سطح از انعطاف‌پذیری باز مواجه می‌شوند. اگر شما یکی از آنها هستید، روش GTD را با یک روش مدیریت زمان دیگر، مانند زمان‌بندی یا زمان‌بندی محدود، ترکیب کنید.
مراحل ۵ گانه برنامه ریزی به روش GTD
پنج مرحله برنامه ریزی به روش GTD شما را برای موفقیت آماده می‌کند. این مراحل به شما کمک می‌کند تا کارهای آینده خود را در یک ابزار مدیریت کارها ثبت و سازماندهی کنید، بنابراین دیگر نیازی به پیگیری ذهنی کارهای آینده ندارید. سپس، هنگامی که کارهای شما در روش GTD سازماندهی شد، می‌توانید شروع به انجام وظایف کنید.
۱. ثبت
قبل از اینکه بتوانید کار خود را سازماندهی کنید، ابتدا باید آن را در جایی خارج از مغز خود ثبت کنید. دیوید آلن این مرحله را صندوق ورودی می‌نامد؛ صرف نظر از اینکه از چه ابزاری استفاده می‌کنید. زیرا هر کار، قطعه‌ای از اطلاعات یا یادآوری (یا به قول آلن، «چیزها») مستقیماً به صندوق ورودی شما می‌رود. این را بیشتر به عنوان یک لیست کار برای پردازش بعدی تصور کنید تا یک صندوق ورودی ایمیل.
مکانی برای ثبت اطلاعات
اگر می‌خواهید بهره‌وری شخصی خود را بهبود ببخشید، استفاده از یک لیست کار برای پیگیری کارهای خود را در نظر بگیرید. اگر با یک تیم کار می‌کنید، به‌طور متناوب، از یک پلتفرم مدیریت کار استفاده کنید تا نه تنها کار خود را ثبت و پیگیری کنید، بلکه کار تیم خود را نیز سازماندهی و مدیریت کنید.
تمرکز بر ثبت به جای سازماندهی
نگران نباشید اگر کارهایی که ثبت می‌کنید سازماندهی نشده یا به خوبی مستند نشده‌اند. مرحله اول فقط بیرون آوردن کارها از ذهن شما و قرار دادن آنها در یک منبع خارجی است. ثبت اولین گام به سمت سازماندهی کارهای شما در یک سیستم بهره‌وری بهتر است.
استفاده از یک سیستم مجازی
بهترین راه برای ثبت تمام این اطلاعات استفاده از یک سیستم مجازی است، نه یک سیستم آنالوگ. لیست‌های کار نوشته شده احساس رضایت‌بخشی از خط زدن یک مورد را فراهم می‌کنند، اما همچنین بدترین روش برای پیگیری کارهای شما هستند. در واقع، یک لیست کار نوشته شده اغلب بی‌نظم، مستعد خطا و ناکارآمد است.
۲. شفاف‌سازی
پس از اینکه همه چیز را در برنامه ریزی به روش GTD ثبت کردید، وقت آن است که شفاف‌سازی کنید. در مرحله شفاف‌سازی، شما اطلاعاتی که ثبت کرده‌اید را به وظایف قابل اقدام، یادداشت‌های دقیق یا زمینه‌های جامع تبدیل می‌کنید. مرحله شفاف‌سازی و مرحله سازماندهی به هم مرتبط هستند، در حین شفاف‌سازی، شما همچنین این کار را به پروژه مناسب سازماندهی می‌کنید.
برای شفاف‌سازی، مطمئن شوید که هر مورد در صندوق ورودی شما اطلاعات کافی دارد، از جمله:
– عنوان قابل اقدام (ما پیشنهاد می‌کنیم با یک فعل شروع کنید).
– هر زمینه، مدارک، فایل‌ها یا همکارانی که باید در کار گنجانده شوند.
– ابتکار پروژه، لیست کار یا اهدافی که مورد به آن پیوسته است.
– هر زمینه مرتبط، مانند مرحله‌ای که کار در آن قرار دارد، بودجه مرتبط، ساعات کاری تخمینی یا اولویت.
– اینکه آیا این کار توسط تحویل‌های دیگر مسدود شده است یا منتظر اطلاعات اضافی است.
نگران انتقال این کارها به پروژه‌های مناسب نباشید. شما کارها را از صندوق ورودی خود به پروژه‌های مناسب در مرحله سازماندهی منتقل می‌کنید.
اهمیت اولویت
در حین شفاف‌سازی، به هر مورد یک اولویت مرتبط اضافه کنید. به طور حتم، کارهایی پیش می‌آید، مهلت‌ها تغییر می‌کنند و اولویت‌ها تغییر می‌یابند. با داشتن درک واضحی از اولویت هر وظیفه، می‌توانید در صورت لزوم تاریخ‌های تحویل را دوباره تنظیم کنید تا همیشه کارهای با تأثیر بالا را انجام دهید و بدانید چه کارهایی را باید به تعویق بیندازید یا واگذار کنید.
انجام سریع وظایف
گاهی اوقات، انجام سریع کارها آسان‌تر از ارزیابی و شفاف‌سازی آنهاست:
– اگر یک مورد کمتر از دو دقیقه طول می‌کشد، آن را فوراً انجام دهید. این نه تنها آن را از ذهن شما پاک می‌کند، بلکه از لیست کارهای شما نیز حذف می‌کند.
– اگر چیزی تحت مسئولیت شما نیست، آن را به شخص مناسب واگذار کنید.
«اگر لازم باشد، موارد را به چندین وظیفه تقسیم کنید.»
شما ممکن است مواردی را یادداشت کرده باشید که بیش از یک وظیفه را نمایندگی می‌کند. به عنوان مثال، تصور کنید که ایده‌ای برای ایجاد یک کتاب الکترونیکی جدید به شما دست داده و یک یادآوری سریع به صندوق ورودی خود اضافه کرده‌اید. ایجاد یک کتاب الکترونیکی شامل مراحل زیادی است و به ذینفعان زیادی نیاز دارد. بنابراین در مرحله شفاف‌سازی برنامه ریزی به روش GTD ، آن ابتکار را به چندین وظیفه جداگانه تقسیم کنید. یک وظیفه برای «ترسیم کتاب الکترونیکی»، یک وظیفه برای «بررسی طرح»، یک وظیفه برای «نوشتن کتاب الکترونیکی» و غیره ایجاد کنید.
به‌طور متناوب، اگر موردی که ثبت کرده‌اید نمایانگر کل پروژه یا برنامه‌ای از اطلاعات است، از یک ابزار مدیریت پروژه برای ثبت تمام بخش‌های متحرک آن ابتکار استفاده کنید. به عنوان مثال، اگر در حال کار بر روی یک راه‌اندازی محصول جدید هستید، از یک ابزار مدیریت پروژه برای پیگیری بخش‌های مختلفی مانند بخش مهندسی و توسعه محصول، استراتژی ورود به بازار، بیانیه مطبوعاتی و غیره که در راه‌اندازی دخیل هستند استفاده کنید.
۳. سازماندهی
در حالی که شفاف‌سازی می‌کنید، باید سازماندهی نیز کنید. در مرحله سازماندهی، موارد را به پروژه‌های مناسب در ابزار مدیریت کار خود منتقل کنید. می‌توانید پروژه‌ها را مانند پوشه‌های مجازی برای ذخیره اطلاعات مهم و مرتبط تصور کنید. با سازماندهی و انتقال کارها به پروژه‌های مربوطه، این کارها را از یادداشت‌ها به کارهای قابل اقدام تبدیل می‌کنید.
ایجاد یک ساختار سازمانی
هر بار که به یک مورد در صندوق ورودی خود می‌رسید؛ پس از اینکه شفاف‌سازی کرده‌اید و هر زمینه اضافی را اضافه کرده‌ایدآن را از صندوق ورودی خود خارج کرده و به پروژه مناسب منتقل کنید. اگر هنوز پروژه‌هایی را تنظیم نکرده‌اید، پروژه‌ها را برای نگهداری ابتکارات مختلف خود راه‌اندازی کنید. پیشنهاد می‌کنیم:
– یک پروژه برای تمام کارهای قابل اقدام، مرتب شده بر اساس اولویت
– یک پروژه برای یادداشت‌ها یا مواد مرجع
– یک پروژه یا ابزار برای پیگیری اهداف شخصی و تیمی
– یک پروژه برای ابتکاراتی که زمان کافی برای آنها ندارید اما می‌خواهید در آینده به آنها بازگردید
– یک پروژه یا بخش برای کارهای مسدود شده
– یک پروژه تیمی برای اطلاعات مشترک و دستور کارهای جلسات
سازماندهی بخشی حیاتی از برنامه ریزی به روش GTD است؛ اما سیستم سازمانی دقیقی که راه‌اندازی می‌کنید به شما بستگی دارد. در یک ابزار مدیریتی مناسب، هر چیزی که به شما اختصاص داده شده به طور خودکار به «کارهای من» شما می‌رود. می‌توانید بخش‌های اضافی در «کارهای من» خود ایجاد کنید تا کارهای با اولویت بالا که امروز موعد دارند، کارهایی که این هفته موعد دارند و کارهای بلندمدت را سازماندهی کنید.
پاک‌سازی صندوق ورودی شما
همه ما کارهایی را به عنوان «خوانده نشده» در صندوق ورودی خود ذخیره کرده‌ایم تا بعداً به آنها بازگردیم. اما این موارد فضای ذهنی را اشغال می‌کنند. به جای آن، هر کار را به یک وظیفه قابل اقدام تبدیل کنید و بلافاصله آن را به پروژه مناسب منتقل کنید. در پایان مراحل شفاف‌سازی و سازماندهی، صندوق ورودی شما باید خالی باشد. همه چیز باید به پروژه یا سند کاری مناسب منتقل شده باشد تا دفعه بعد که صندوق ورودی خود را بررسی می‌کنید، کارهای جدید را ارزیابی کنید.
۴. بازنگری
برنامه ریزی به روش GTD یک روش «تنظیم و فراموش کردن» نیست. در عوض، شما باید به طور مکرر کارهای خود را مرور کرده و در صورت لزوم اولویت‌ها را تغییر می‌دهید. به همین دلیل درک اولویت هر وظیفه بسیار مهم است. اگر کارهای جدید اولویت بالاتری نسبت به کارهای قدیمی‌تر دارند، درک اولویت نسبی هر وظیفه به شما کمک می‌کند تا کارهای خود را دوباره زمان‌بندی کنید و به راحتی اولویت‌های متغیر را مدیریت کنید.
زمان مناسب برای بازنگری
مرحله بازنگری می‌تواند لغزنده باشد؛ مسلما آخرین چیزی که می‌خواهید این است که به طور مداوم صندوق ورودی خود را بررسی کنید، زیرا این کار زمان تمرکز بالقوه شما را کاهش می‌دهد. ما پیشنهاد می‌کنیم دو بار در روز برنامه خود را بازنگری کنید. ترجیحا در ابتدای روز و در انتهای هر روز این کار را انجام دهید. بازنگری را بخشی از مراسم صبحگاهی خود کنید، سپس در انتهای روز دوباره ارزیابی کنید تا برای فردا سازماندهی بیشتری داشته باشید. به این ترتیب، شما هر روز با ذهنی روشن شروع می‌کنید، بدون اینکه احساس کنید نیاز به بررسی لیست کارهای خود و سازماندهی تقویم روزانه‌تان دارید.
به یاد داشته باشید: برنامه ریزی به روش GTD برای کاهش بار ذهنی طراحی شده است، بنابراین مطمئن شوید که بیش از حد بازنگری نمی‌کنید، زیرا این کار هدف را نقض می‌کند. سپس، یک مرور دقیق‌تر هفتگی از کارهایی که در روزهای گذشته انجام داده‌اید و کارهایی که در هفته آینده در پیش دارید انجام دهید. اطمینان حاصل کنید که هیچ چیزی از دست نرفته و در صورت لزوم اولویت‌ها را شفاف‌سازی کنید تا هفته آینده را آماده شروع کنید.
۵. اقدام
مرحله اقدام جایی است که شما بخش عمده‌ای از کار خود را در برنامه ریزی به روش GTD انجام می‌دهید. شما ذهن خود را پاک کرده‌اید و همه چیز را که باید انجام دهید سازماندهی کرده‌اید. اکنون تنها چیزی که باقی مانده این است که کارها را انجام دهید.
چه کارهایی را چه زمانی انجام دهید؟
هیچ قانون یا راهنمای سختی برای اینکه چه کارهایی را چه زمانی انجام دهید وجود ندارد. اگر از این نوع ساختار لذت می‌برید، برنامه ریزی به روش GTD را با سایر تکنیک‌های مدیریت زمان، مانند روش پومودورو، ترکیب کنید.
چهار نکته برای شروع
اگر مطمئن نیستید از کجا شروع کنید، قبل از شروع، چهار نکته شروع را مرور کنید. سپس، وظیفه‌ای را که برای وضعیت فعلی شما مناسب‌تر است انتخاب کنید.
– اولویت: کدام کارها بالاترین اولویت را دارند؟ چه کارهایی را حتماً باید امروز انجام دهید؟
– انجام همزمان کارهای مشابه: مشابه این که مغز ما نمی‌تواند چندوظیفگی کند، بهتر است کارهای مشابه را همزمان انجام دهید. این روش پشت زمان‌بندی است. انجام تمام ایمیل‌های خود به طور همزمان، به جای جابجایی بین کارها، ایمیل و بازگشت، به شما کمک می‌کند تا کارها را سریع‌تر انجام دهید، زیرا مغز شما در آن زمینه قرار دارد. اگر در حال فکر کردن به اینکه چه کار بعدی انجام دهید، سعی کنید تمام کارهای مشابه را در یک زمان انجام دهید.
– زمان در دسترس: در حال حاضر چقدر زمان دارید؟ ایده‌آل این است که کارهایی را انتخاب کنید که می‌توانید در زمان موجود انجام دهید، تا مجبور نباشید در نیمه راه متوقف شوید.
– انرژی در دسترس: احساس شما چگونه است؟ مهم است که نه تنها ظرفیت نظری خود را در نظر بگیرید، بلکه ظرفیت واقعی خود را نیز مد نظر قرار دهید. شاید واقعاً احساس نکنید که آن وبلاگ را که باید بنویسید، بنویسید. ممکن است خود را مجبور به انجام آن کنید، اما دو برابر زمان معمول طول می‌کشد. در عوض، ببینید آیا می‌توانید کار دیگری انجام دهید؟ شاید چیزی با اولویت کمی پایین‌تر تا روحیه شما را بالا ببرد و انرژی شما را افزایش دهد.
باچه کارهایی را چه زمانی انجام دهید؟ به تمام کارهای خود برسید!
برنامه ریزی به روش GTD یک روش آسان برای پیاده‌سازی و متدی انعطاف‌پذیر است که فشار را از روی مغز شما کاهش می‌دهد و به شما کمک می‌کند کارهای با تأثیر بالاتر را انجام دهید. در نوشته بالا به‌طور کامل با این روش برنامه ریزی و مراحل آن و همچنین مزایا و معایب آن آشنا شدید. امیدواریم این مطلب برای شما مفید بوده باشد. چنانچه سوال یا نظری درباره این مطلب دارید، لطفا در بخش دیدگاه‌های همین نوشته با ما در میان بگذارید.
منبع:
https://asana.com/resources/getting-things-done-gtd
