آیا شما نیز با مشکل کمبود وقت در طول روز برای انجام کارهای خود مواجه هستید؟ آیا مدیریت زمان و برنامه ریزی برای انجام فعالیت‌هایی که باید در مدت زمانی مشخص به اتمام برسانید، برای شما سخت است؟ اگر اغلب اوقات با کمبود زمان مواجه هستید و در طول روز استرس به سرانجام نرسیدن کارها را دارید، این مطلب کاربردی از وبلاگ اکوبا دقیقا برای شما نوشته شده‌است. با ما همراه باشید تا با بهترین تکنیک‌های مدیریت زمان آشنا شوید.
مدیریت زمان چیست؟
مدیریت زمان یعنی اینکه بتوانید میزان زمانی که باید به هر فعالیت اختصاص دهید را برنامه ریزی و کنترل کنید. مدیریت وقت در واقع یک نوع تکنیک برای استفاده موثر و کارآمد از زمان است. با این تکنیک شما می‌آموزید که چگونه زمان خود را بین کارها و وظایف مختلف تقسیم کنید.
اگر مهارت مدیریت زمان را کسب کنید، زمان کافی برای انجام بدون استرس تمام کارهای خود را خواهید داشت. مدیریت کردن زمان به شما می‌آموزد که چگونه زمان خود را اولویت‌بندی کنید و کارهای ضروری و مهم را به موقع انجام دهید. از طرفی با تکنیک های مدیریت زمان شما می‌توانید کارهای غیرضروری را به زمان‌های دیگری موکول کنید.
با تکنیک های مدیریت زمان شما می‌آموزید که زمان و انرژی خود را روی فعالیت‌هایی متمرکز کنید که بیشترین میزان اهمیت را دارند. نتیجه مدیریت کارآمد زمان برای شما این است که با افزایش بهره وری به جای اینکه سخت‌تر و بیشتر کار کنید، از این پس هوشمندانه‌تر کار خواهید کرد و چه در زندگی و چه در شغل خود موفق‌تر خواهید بود. استفاده از مشاوره کسب و کار یکی از روش‌هایی است که تکنیک‌های مدیریت زمان را به شما می‌آموزد و کیفیت زندگی کاری و شخصی شما را بالاتر می‌برد.
اهمیت مدیریت زمان در زندگی و کار
شما دو راه دارید؛ یا باید زمان خود را کنترل کنید یا اینکه زمان، شما را تحت کنترل خود در می‌آورد. کدام یک را ترجیح می‌دهید؟ مسلما هر شخصی تمایل دارد که برنامه‌ریزی درستی برای انجام کارهای خود داشته باشد و در انتهای روز کارها را نیمه‌تمام باقی نگذارد. از طرفی گاهی وقت‌ها عدم توانایی در مدیریت زمان باعث می‌شود که نتوانید کارها و پروژه‌هایی که به شما محول شده‌است را در زمان تعیین‌شده تحویل دهید و به‌همین‌دلیل با کارفرما و دیگران دچار مشکلاتی می‌شوید.
حتما برخی از افراد را دیده‌اید که به‌خوبی از پس تمام کارها برمی‌‌آیند و همیشه زمان کافی برای انجام پروژه‌ها، فعالیت‌های ورزشی، شرکت در دوره‌های آموزشی، سپری کردن اوقات فراغت، مطالعه و … دارند. اما راز این افراد چیست؟ و چگونه می‌توانند مدیریت زمان خود را به بهترین شکل انجام دهند؟ مهارت مدیریت کردن زمان یکی از مهم‌ترین مهارت‌هایی است که هر شخصی باید آن را فرا بگیرد، زیرا این مهارت به شما می‌آموزد که چگونه از زمان خود هوشمندانه‌تر استفاده کنید و وقت کمتری را هدر دهید.
با مدیریت کردن زمان می‌توانید سازنده‌تر و متمرکز‌تر باشید. مدیریت وقت باعث بالا رفتن بهره‌وری شده و بهره‌وری بالاتر منجر به سودمندی بیشتر می‌شود. با توجه به اهمیت این موضوع، مدیران کسب‌و‌کارها باید از تکنیک‌هایی برای بالا بردن بهره وری کارکنان خود استفاده کنند تا فعالیت‌ها به شیوه‌ای کنترل‌شده و در زمان معین انجام شود و کارایی هر کدام از کارمندان بالاتر برود.
مزایای مدیریت زمان
همان‌طور که در بخش قبل نیز گفته شد مدیریت زمان باعث افزایش بهره وری و کمتر شدن اضطراب و نگرانی می شود. در ادامه چند مورد از مزایای مدیریت کردن زمان لیست شده‌است؛ این موارد نشان می‌دهند که مدیریت موثر زمان تا چه اندازه می‌تواند به بهبود زندگی هر فرد کمک کند.
- کاهش میزان استرس و اضطراب
- ایجاد تعادل بیشتر میان کار و زندگی
- افزایش تمرکز
- دسترسی به اهداف
- بالا رفتن بهره‌وری
- بیشتر شدن وقت آزاد
- ساده‌تر شدن کارها
- کمتر شدن میزان حواس‌پرتی
- بالارفتن انرژی و انگیزه
- اولویت‌بندی کارهای مهم
- انجام کارهای بیشتر در زمان کمتر
- کاهش اهمال کاری
- تقویت اعتماد‌به‌نفس
- پیشرفت شغلی و تحصیلی
اگر می‌خواهید از این مزایا بهره‌مند شوید و از این پس جزء افرادی باشید که به‌راحتی زمان کافی برای انجام تمامی فعالیت‌های مهم و ضروری خود را دارند، تکنیک‌هایی که در بخش بعدی ذکر شده‌اند را به‌طور مداوم به‌کار بگیرید. این تکنیک‌ها سبب می‌شوند که زمان خود را به بهترین شکل کنترل کنید و رضایت شما را از زندگی به میزان زیادی افزایش می‌دهند.
در مقاله تفاوت رهبری و مدیریت در مورد این موضوع صحبت شد که مدیران باید بتوانند کارمندان خود را در جهت رسیدن به اهداف سازمان هدایت و کنترل کنند؛ یکی از کارهایی که هر مدیر شایسته‌ای لازم است در سازمان خود انجام دهد، آموزش تکنیک‌های زیر به کارمندان برای بالابردن بهره‌وری آنان است.
۴ تکنیک مدیریت زمان موثر
در این بخش، بهترین و کاربردی‌ترین تکنیک‌های مدیریت زمان برای بهبود زندگی و کار شما معرفی شده‌اند. هر کدام از شما که در سازمان یا موسسه‌ای در حال کار هستید، باید بدانید که فرهنگ سازمانی شما را موظف می‌کند که در مدت زمان تعیین شده وظایفی را که به عهده شما گذاشته شده‌اند را به‌خوبی و به‌طور دقیق و کامل انجام دهید.
فراگیری تکنیک‌ها و مهارت‌های مدیریت زمان، باعث ایجاد رضایت دو‌طرفه بین شما و مدیران سازمان می‌شود و در‌نتیجه به پیشرفت شغلی شما کمک زیادی می‌کند. زیرا توانایی شما در مدیریت و برنامه‌ریزی زمان و انجام درست و به‌موقع کارها هیچ‌گاه از دید مدیران تیم پنهان نمی‌ماند.
یکی از اصلی‌ترین بخش‌ها در مدیریت زمان، ایجاد انگیزه در خود است؛ در هر صورت باید بدانید که پرورش عادت‌های خوب برای کار و زندگی بهتر و موثرتر نیاز به تلاش و صبر دارد. دانستن تکنیک‌های علمی و موثر زیر به شما کمک می‌کند که با آزمایش آنها بهترین شیوه مدیریت کردن زمان را برای خود برنامه‌ریزی کنید تا در نهایت آنچه برای شما مفید است را یافته و از آن به خوبی بهره ببرید.
برای خود جدول مدیریت زمان تنظیم کنید
یکی از تکنیک‌های ابتدایی اما موثر برای مدیریت زمان استفاده از یک جدول زمان‌بندی است. شما می‌توانید کارهای خود را طبق اولویت در جدول مدیریت زمان لیست کنید و مدت زمانی را برای هر کار تخمین بزنید. بعد از تنظیم جدول، شما باید تمام تلاش خود را بکنید تا طبق آن، کارهای خود را به انتها برسانید. بعد از گذشت چند روز شما می‌توانید به‌طور دقیق‌تری این جدول را زمان‌بندی کنید.
زمان خود را تقسیم بندی کنید
برای بخش‌بندی زمان می‌توانید از تکنیک عالی پومودور استفاده کنید. این تکنیک در اواخر دهه ۱۹۸۰ توسط فرانچسکو سیرلیو به‌وجود آمد. در این تکنیک شما باید زمان خود را به فواصل ۲۵ دقیقه‌ای تقسیم کنید. هر کدام از این بخش‌های ۲۵ دقیقه‌ای با ۵ دقیقه استراحت از هم جدا می‌شوند.
بعد از ۴ پومودور (۴ بخش ۲۵ دقیقه‌ای) شما می‌توانید بین ۱۵ تا ۳۰ دقیقه استراحت داشته باشید. پومودور که در زبان ایتالیایی به معنای گوجه فرنگی است، باعث بالا رفتن تمرکز شما شده و خستگی ذهنی را نیز تسکین می‌دهد. این تکنیک به‌خصوص برای انجام کارهایی مانند تحقیق، انجام پروژه و مطالعه برای امتحان عالی است. با تکنیک تقسیم‌بندی زمان، پروژه‌ها و اهداف بزرگ خود را با استرس کمتری انجام خواهید داد و بهره‌وری شما بالاتر می‌رود.
در هر زمان تنها روی یک کار تمرکز کنید
برای بسیاری از افراد انجام همزمان چندین کار باعث پایین آمدن تمرکز و بهره‌وری کمتر نسبت به زمانی می‌شود که فقط روی یک کار تمرکز کرده‌اند. نتایج یک مطالعه نشان می‌دهد که تنها ۲.۵ درصد از افراد در دنیا قادر هستند در یک زمان روی چند کار تمرکز کرده و آنها را به‌طور موثر به اتمام برسانند.
انجام همزمان چند کار با هم می‌تواند منجر به احساس نارضایتی و حس مفید نبودن در شما شود. پس بدانید که اگر زمان خود را به گونه‌ای تنظیم کنید که ابتدا یک کار را تمام کرده و بعد سراغ کار بعدی بروید، اعتماد‌به‌نفس و حس رضایتمندی شما بسیار بیشتر می‌شود.
به خودتان پاداش بدهید
یک تکنیک موثر برای مدیریت زمان، اختصاص دادن جایزه به خود در صورت به اتمام رساندن کارها در مدت زمان معین است. پاداش‌ها می‌توانند بسیار انگیزه‌بخش بوده و به مدیریت بهتر زمان شما کمک کنند. برای هر کار مهمی که انجام می‌دهید، هدیه‌ای را برای خود در نظر بگیرید. البته نیاز به صرف هزینه زیاد نیست و شما می توانید از پاداش های زیر برای خود استفاده کنید:
- تماس با یک دوست عزیز و معاشرت با او
- آماده کردن یک میان وعده لذیذ
- یک پیاده‌روی آرامبخش همراه با گوش کردن به موزیک موردعلاقه
- مدیتیشن به مدت ۵ دقیقه
- گوش کردن به پادکست یا کتاب صوتی موردعلاقه خود
- دیدن یک قسمت از سریال محبوبتان
- خریدن یک شکلات برای خودتان
- شام با دوستان
- یک روز استراحت
از ابزارهای موثر برای مدیریت زمان استفاده کنید
خوشبختانه این روزها ابزارهایی برای مدیریت بهتر زمان و بالابردن تمرکز شما به‌وجود آمده‌اند که از اتلاف وقت در رسانه‌های اجتماعی یا دیگر کارهایی که باعث تلف شدن وقت می‌شود، به خوبی جلوگیری می‌کنند. در ادامه چند مورد از قدرت‌مندترین ابزارهای مدیریت زمان به شما معرفی شده‌اند.
اپلیکیشن Forest
Forest برنامه‌ای است که به شما کمک می‌کند تمرکز خود را بالا برده و گوشی تلفنتان را کنار بگذارید. در برنامه Forest (به معنی جنگل) شما به مرور می‌توانید با کسب سکه‌های مجازی درخت بکارید و به‌این‌صورت انگیزه شما برای ادامه استفاده از این ابزار بالا می‌رود.
افزونه مرورگر StayFocused
یک ابزار مدیریت زمان موثر دیگر، افزونه یا اکستنشن مرورگر StayFocused است که از گذراندن بیش از حد وقت شما در وبسایت‌هایی مانند Reddit، Twitter، Wikipedia، Instagram و … جلوگیری می‌کند. شما می‌توانید تنظیمات این افزونه که اپلیکیشن آن نیز موجود است را با توجه به نیاز خود سفارشی‌سازی کنید.
ابزار Freedom
Freedom ابزاری است که با استفاده از آن می‌توانید وبسایت‌ها و برنامه‌ها را در گوشی، لپتاپ و سایر دستگاه‌های دیجیتالی خود مسدود کنید.
شما می توانید از ورژن رایگان این ابزارها استفاده کنید تا در نهایت مناسب‌ترین را برای مدیریت کردن زمان خود پیدا کنید.
چگونه استراتژي مدیریت زمان شخصی ایجاد کنیم؟
حالا که با تکنیک‌ها و ابزارهای مدیریت زمان آشنا شدید وقت آن رسیده که برای خودتان یک استراتژی تعیین کنید. البته طبیعی است که در اوایل کار، شما مدت زمانی را صرف پیدا کردن موثرترین شیوه مدیریت وقت برای خودتان کنید اما به مرور زمان می‌توانید کارآمدترین استراتژی را برای خود تنظیم کنید و با پیروی از آن در زندگی شخصی و کاری به موفقیت‌های بزرگی برسید.
اهداف و اولویت‌های خود را تعیین کنید
ابتدا سبک زندگی خود را خوب بررسی کنید؛ اینکه دانشجو هستید یا شاغل یا همزمان به کار و تحصیل مشغولید؛ اینکه مجرد هستید یا متاهلید و دارای فرزند هستید؛ هرکدام از اینها روی اهداف و اولویت‌های شما تاثیر مستقیم دارند.
حالا اهداف کوتاه‌مدت و بلند‌مدت برای زندگی شخصی و کاری خود را مشخص کنید. دقت داشته باشید که باید اهداف SMART برای خود تعیین کنید. اهداف اسمارت، اهدافی هستند که خاص، قابل اندازه‌گیری، قابل دستیابی و مرتبط به زندگی و سبک شما هستند.
در مرحله بعد مشخص کنید که برای دستیابی به هرکدام از این اهداف به چه چیزهایی نیاز دارید؟ چگونه می‌توانید زمانتان را مدیریت کرده و بهره‌وری خود را به حداکثر برسانید؟ بعد از تعیین اهداف، نوبت به اولویت‌بندی آنها می‌رسد.
بهترین متد و تکنیک مدیریت زمان را برای خود انتخاب کنید
یک یا دو روش گفته شده در بخش تکنیک‌های مدیریت زمان را انتخاب کنید. با توجه به شناختی که از خود دارید، تکنیک‌های مختلف مدیریت کردن زمان را با هم ترکیب کنید. اگر هنوز در مورد اینکه چه تکنیکی برای شما موثرتر است به نتیجه نرسیده‌اید، یکی از تکنیک‌های بالا را به‌طور تصادفی انتخاب و شروع کنید.
برنامه ریزی خود را انجام داده و شروع به اجرا کنید
تکنیک انتخابی خود را برای یک دوره زمانی استفاده کنید. معمولا یک ماه زمان خوبی برای ارزیابی موثر بودن یک استراتژی است. بعد از گذشت این مدت زمان میزان پیشرفت خود را بررسی کنید و احساس خود را درباره آن بنویسید. آیا این روش برای شما موثر بوده است؟
استراتژي مدیریت زمان خود را ارزیابی مجدد کنید
پس از گذشت یک ماه از به‌کارگیری تکنیک مدیریت زمان جدید، آن را مجددا ارزیابی کنید آیا این روش برای شما کار می‌کند؟ چه چیزی در این متد شما را اذیت می‌کند یا مانع از انجام کارهای شما می‌شود؟ با پاسخ به این سوالات عادت‌ها و برنامه خود را مجددا تنظیم کنید تا بهره‌وری آن بالاتر برود. هر ماه برنامه خود را ارزیابی کنید و اولویت های خود را مجددا بازبینی کنید تا موثرترین و بهترین شیوه مدیریت زمان را برای خود پیدا کنید.
البته به خاطر داشته باشید که تمرین مدیریت زمان، فرایندی مداوم و تکراری است که به مرور زمان باعث پیشرفت شما در زندگی شخصی و بالارفتن بهره‌وری شما در کارتان می‌شود.
با یادگیری مدیریت زمان کارآمد، زندگی شخصی و کاری خود را بهتر کنید
در نوشته بالا در مورد بهبود مهارت‌های مدیریت زمان و افزایش بهره‌وری صحبت کردیم. مدیریت وقت فرایند برنامه‌ریزی و کنترل زمان برای انجام فعالیت‌های مهم است. مهارت مدیریت زمان و برنامه ریزی به شما یاد می‌دهد که چگونه در مدت زمانی کوتاه‌تر تعداد بیشتری از کارهای خود را انجام دهید. مدیریت بهتر زمان منجر به سبک زندگی سالم‌تر و متعادل‌تر می‌شود؛ پس از همین امروز با به‌کارگیری تکنیک‌های گفته‌شده در این مقاله، کارهای بیشتری را در مدت زمانی کوتاه‌تر انجام دهید. شما چه تکنیک دیگری برای مدیریت زمان موثر به‌کار می برید؟ در بخش نظرات منتظر نکته‌های شما در مورد مدیریت کردن زمان هستیم.
منابع مقاله
https://www.coursera.org/articles/time-management
https://corporatefinanceinstitute.com/resources/management/time-management-list-tips/
https://www.simplilearn.com/time-management-skills-article
