سازمان‌ها بدون برنامه‌ریزی صحیح نمی توانند به اهداف خود دست یابند. بنابراین، برنامه ریزی در مدیریت و آشنایی با اصول و عناصر آن یکی از اجزای حیاتی مدیریت است. برنامه‌ریزی مستمر به مدیران کمک می‌کند تا تصمیمات آموزشی، پیش بینی و انطباق با تغییرات محیطی را بهتر انجام دهند و تلاش خود را بر دستیابی به اهداف بلندمدت سازمان متمرکز کنند. علاوه‌براین، توسعه یک استراتژی بخش مهمی از فرایند برنامه ریزی در مدیریت است. این مرحله شامل فرآیند توسعه استراتژی های مناسب برای دستیابی به اهداف و مقاصد اعلام شده سازمان است. مدیران باید علاوه‌بر ارزیابی عوامل خارجی بالقوه، از فرآیندهای داخلی نیز به‌خوبی آگاه باشند. چنین متغیرهایی شامل سطح رقابت، شرایط بازار و نوآوری فنی است. تجزیه و تحلیل SWOT شرکت به منظور توسعه یک برنامه استراتژیک که از نقاط قوت سازمان استفاده کرده و در عین حال نقاط ضعف را نیز در نظر می‌گیرد، برای برنامه‌ریزی اصولی مورد نیاز است. ما قصد داریم در این نوشته تخصصی از وبلاگ آژانس مشاوره کسب و کار اکوبا  نگاهی به اصول برنامه ریزی در مدیریت داشته باشیم. با ما همراه باشید.

عناصر برنامه ریزی در مدیریت

کیفیت مدیریت و برنامه ریزی هر بیزینس، تعیین‌کننده موفقیت آن است. با یک استراتژی مناسب و برنامه ریزی در مدیریت عالی، می‌توانید سود خود را به حداکثر برسانید. یک استراتژی تجاری خوب و متمرکز مستلزم ادغام چندین مؤلفه است که هر یک تأثیر قابل‌توجهی در نتیجه‌گیری مالی نهایی دارند.

اهداف، مأموریت، سیاست‌ها، فرآیندها، بودجه، ابتکارات و استراتژی‌ها تنها تعدادی از اجزای متعدد برنامه‌ریزی در مدیریت هستند. در ادامه بحث، عناصر برنامه ریزی در مدیریت شرح داده شده‌اند. فراموش نکنید قبل از اینکه به پول، سرمایه‌گذاری، تجارت و مدیریت آن فکر کنید، ابتدا باید بر نحوه برنامه ریزی در مدیریت تسلط داشته باشید.

استراتژی‌ها

یکی از عناصر اصلی برنامه ریزی در مدیریت طراحی استراتژی‌ها است. برای تدوین استراتژی باید گروه های مختلفی شامل رقبا، کارکنان، مشتریان، تامین‌کنندگان و دولت را در نظر بگیرید. در نتیجه، تاکتیک‌ها ممکن است از منابع خارجی یا داخلی تاثیر بپذیرند. برنامهها چه در داخل و چه در خارج اجرا شوند، برای اثربخش بودن باید استراتژی محور باشند.

از منظر رقابت، مؤثرترین راه برای برنامه ‌ریزی در مدیریت اصولی این است که بفهمیم چگونه می‌توان تمام «رازهای برنامه‌ریزی» شرکت‌های رقیب را جمع‌آوری کرد و آن اطلاعات را در استراتژی خود گنجاند. غلبه بر مقاومت و پاسخ زمینه‌ای با به کارگیری تاکتیک‌های مناسب که عملکرد مشابهی با نیروهای ذخیره دارد، امکان‌پذیر است. دقت داشته باشید که از این نیروهای ذخیره باید فقط در مواقع اضطراری استفاده کنید.

قوانین

عنصر بعدی برنامه ریزی در مدیریت، قوانین است. یک قانون مشخص می‌کند که در صورت تحقق یک شرط خاص چه فعالیت‌هایی باید انجام شوند. به بیان ساده، دیدگاه یک مقام مدیریتی به عنوان الگویی برای دیگران عمل می‌کند و اعضای سازمان از آن دیدگاه پیروی می‌کنند.

انتخاب قوانین مناسب بیانگر ضرورت به‌کارگیری یک تکنیک خاص با توجه به شرایط فعلی است. عملیات چندگانه سازمان به دلیل ساختار سخت و از پیش تعیین‌شده مقررات، هیچ فرصتی برای انحراف از قوانین و مقررات یا اختیارات ایجاد نمی‌کنند؛ زیرا نقض مقررات عواقبی را در پی خواهد داشت و قوانین وضع شده، ساختار یک رویه را تعیین می‌کنند.

بنابراین، می‌توان چنین مقرراتی را در سیستم تدارکات اعمال کرد و این قوانین و قواعد باعث می‌شوند که تمام تملک‌ها پس از انتشار درخواست پیشنهادات انجام شود. برای مثال در مراحل پایانی فروش، ممکن است در روز کاری بعد درخواست تأیید کلیه سفارشات را داشته باشیم. پس ایجاد قوانین و مقررات را به عنوان یکی از اصول برنامه ریزی در مدیریت جدی بگیرید و از این مرحله به‌راحتی عبور نکنید.

استانداردها

استانداردها به اندازه‌گیری ها یا معیارهایی اشاره دارند که کیفیت یک فعالیت تمام شده را قضاوت می‌کنند. یک مقیاس، که گاهی اوقات معیار نامیده می‌شود، به‌عنوان یک واحد اندازه‌گیری مشابه عمل می‌کند. روش استانداردسازی منجر به تشکیل معیارهای ارزیابی می‌شود و از اصول ضروری برنامه ریزی در مدیریت است. به یاد داشته باشید که ارزیابی میزان دستیابی به هدف بسیار سودمند است. معمولا هر سازمان معیارها و استانداردهایی مانند کمیت، کیفیت، هزینه و زمان را برای خود تعیین می‌کند.

پروژه‌ها

پروژه یک فعالیت منحصر‌به‌فرد است که به عنوان جزئی از یک برنامه بزرگتر عمل می‌کند. بخش اساسی پروژه بزرگتر باید با سایر فعالیت‌های برنامه هماهنگ باشد؛ هر تکرار برنامه مانند یک پروژه ساختاریافته است. ادغام توسعه یک کارگروه تخصصی در رویکرد برنامه ریزی پروژه بسیار مهم است.

در واقع تعیین پروژه‌ها و اینکه روی چه پروژه‌هایی باید سرمایه‌گذاری کنید، یکی دیگر از اصولی است که باید برای برنامه ریزی در مدیریت حتما روی آن وقت بگذارید. مشخص کردن پروژه‌ها یک تکنیک عاقلانه و عینی برای تخصیص منابع مالی و عنصری قابل تحلیل و ارزیابی است.

همچنین اگر انتظار دارید در آینده بازدهی سرمایه‌گذاری خود را مشاهده کنید، لازم است پروژه‌ها و سرمایه‌گذاری روی آنها را جدی بگیرید. بسته به شرایط، این سرمایه‌گذاری ممکن است به معنای سرمایه‌گذاری در زمین، ساختمان، ماشین‌آلات، تحقیق و توسعه و سایر ابتکارات مشابه باشد.

بودجه‌ها

برنامه مالی یک پیش‌بینی ریاضی برای اهداف و فعالیتها، منابع انسانی، مالی و مادی را در بر می‌گیرد. بودجه‌بندی و برنامه‌ریزی فرآیندهای مرتبط یکی دیگر از موارد مهم در مراحل برنامه ریزی در مدیریت است. بودجه که به عنوان معیاری برای دامنه برنامه عمل می‌کند، تمام درآمدها و هزینه ها و همچنین ورودی‌ها و خروجی‌ها را به دقت مستند می‌کند.

علاوه‌بر‌این برنامه ریزی و بودجه‌بندی با نظارت بر پیشرفت به سمت اهداف از پیش تعیین‌شده، نقش مهمی را به عنوان مکانیزم کنترلی ایفا می‌کند. دقت داشته باشید که امکان ترکیب بسیاری از بودجه‌های دپارتمان در یک بودجه اصلی نیز وجود دارد.

زمان‌بندی

برنامه زمانی فرآیند تعیین تاریخ شروع و پایان برای هر بخش از برنامه است و یکی از مهم‌ترین ویژگی‌های فرایند برنامه ریزی در مدیریت، زمان‌بندی درست و اصولی برای انجام کارها است. عدم تکمیل به موقع پروژه، ارزش آن را از بین می‌برد و مزایای هر برنامه به رعایت محدودیت‌های زمانی مشخص بستگی دارد. بنابراین، ایجاد یک جدول زمانی و مدیریت زمان برای اجزای مختلف برنامه ریزی در مدیریت بسیار مهم است و گزینه‌های جدول زمانی در طول فرآیند برنامه‌ریزی تعیین می‌شوند.

اهداف

اهداف نشان‌دهنده نتایج نهایی هستند؛ اهداف در واقع آرزوهای قابل اندازه‌گیری هستند که در یک چارچوب زمانی مشخص تنظیم شده‌اند. تعریف اهداف در چارچوب یک سازمان عبارت از اهداف کلی هستند که بر عملیات روزانه تاثیر می‌گذارند و کانون اصلی تلاش‌های برنامه‌ریزی در مدیریت را تشکیل می‌دهند.

برنامه‌ریزی، رویکرد استراتژیک برای دستیابی به اهداف است که هدف آن نیروی محرکه در پشت فرآیند است. مرحله اول فرآیند برنامه ریزی در مدیریت حول محور تعیین اهداف می‌چرخد. اهداف، به عنوان نتایج مطلوب، به کارکنان انگیزه می‌دهند و به‌طور قابل توجهی بر میزان موفقیت نهایی تأثیر می‌گذارند. در عصر مدرن، مسئولیت اجتماعی سازمانی، اهمیت بسیاری پیدا کرده‌است و فلسفه مدیریت بر اساس اهداف (MBO) به دلیل موفقیت در دستیابی به هدف رایج شده‌است.

مهم‌ترین بخش فرآیند برنامه ریزی در مدیریت، تعیین اهداف سازمان است. هدف مدیریت در برنامه ریزی، دستیابی به اهداف یا مقاصد خاص است. برای برنامه‌ریزی مؤثر، شرکت باید نتایج پیش‌بینی‌شده‌ای را که از طریق مسیر پیشنهادی به دست می‌آورد، به‌طور واضح و دقیق تعریف کند.

پس از تکمیل پروسه برنامه ریزی در مدیریت، این اهداف اهمیت و دقت بیشتری خواهند داشت. اگر هدف سازمان، سودآوری باشد، فرآیند برنامه ریزی به طور جامع گام های مورد نیاز برای دستیابی به آن هدف را با در نظر گرفتن تمام جنبه‌های مرتبطی که ممکن است باعث تشویق یا مانع موفقیت شوند، ترسیم می‌کند. شما می‌توانید برای تعیین و تدوین حرفه‌ای اهداف از خدمات مشاوره کسب و کار حرفه‌ای بهره برده و بیزینس خود را از ابتدا اصولی‌تر هدایت کنید.

روش ها

کارکردهای اصلی برنامه ریزی در مدیریت، ارائه یک ساختار و اطمینان از این مورد است که همه منابع لازم (از جمله پول، زمان و منابع) در دسترس باقی می‌مانند. روش‌ها و فرآیندها صرفا نیازمند مشارکت یک فرد و یک گروه هستند و کل فرآیند کاری را با تسهیل سازماندهی و مدیریت وظیفه بهبود می‌بخشند. علاوه‌بر تولید، شرکت‌ها از روش‌ها و فرایندها برای بازاریابی و مدیریت نیز استفاده می‌کنند.

روش‌ها و متدها توصیف گسترده‌ای از رویه‌ها و مراحل درگیر در یک فرایند خاص هستند. می‌توان گفت هر تکنیک، مجموعه‌ای از مراحل برای تحقق یک هدف خاص در یک بیزینس است. شما باید همه‌چیز از جمله اهداف پروژه، منابع، زمان و سرمایه‌گذاری مالی را ارزیابی کنید. عملیات معمول در کارگاه و تولیدی نیازمند روش‌ها و تکنیک‌های خاص برای این مسئولیت‌ها است. شما می‌توانید از متدها (روش‌ها) و معیارهایی برای انتخاب بهترین مسیر استفاده کنید.

سیاست‌ها

علاوه‌بر اصول و عناصر گفته شده در بخش‌های قبل، برنامه ریزی در مدیریت مستلزم ایجاد سیاست‌هایی است که دستیابی موثر به اهداف سازمان را تسهیل می‌کنند. خط‌مشی‌ها که بیانیه‌ها یا اصول هستند، می‌توانند به عنوان منبع راهنمایی و جهت‌گیری برای مدیران در تمام سطوح در مواجهه با مسئولیت‌های تصمیم‌گیری عمل کنند.

سیاست‌ها، فعالیت عملیاتی قوه مجریه را تثبیت می‌کنند. در واقع سیاست‌ها، پارامترهای گسترده‌ای را تعریف می‌کنند که تصمیم گیرندگان باید در چارچوب آنها به وظایف خود عمل کنند. در هر سازمان و بیزینس، تصمیمات اداری بر اساس سیاست‌های مشخصی اتخاذ می‌شوند.

یک شرکت بزرگ سیاست‌های زیادی را برای آموزش و هدایت کارکنان در بسیاری از جنبه‌های مدیریت ایجاد می‌کند. سازمان می‌تواند حوزه های سیاستی مانند پرسنل، تولید، فروش و امور مالی را اجرا کند. با این حال، این تاکتیک‌های مختلف برای دستیابی آسان به اهداف گسترده سازمان به هم متصل و همگام می‌شوند. یکی از مواردی که برای برنامه ریزی در مدیریت باید به آن توجه کنید، تبیین سیاست‌ها و پیروی از آنها هستند. دقت داشته باشید که  مقررات و سیاست‌های موجود باید سازگار بوده و به‌ندرت تغییر کنند.

برنامه‌ها

فعالیت‌ها دقیقا باید در زمان تعیین‌شده و مطابق با قوانین و الزامات برنامه انجام شوند. برنامه‌ها در واقع، مشارکت کنندگان و اعضای تیم را را از طریق یک توالی از پیش تعیین‌شده از وظایف لازم برای دستیابی به یک هدف مشخص راهنمایی می‌کنند. در نتیجه، یک سازمان ممکن است برنامه ریزی در مدیریت را به این صورت انجام دهد که علاوه‌بر گسترش امکانات، مدارس، دانشگاه‌ها و بیمارستان‌هایی را در نزدیکی محل فعالیت خود بسازد.

پیوند دادن اهداف و استراتژی‌ها بسیار مهم است. فرآیند تدوین برنامه‌ها شامل تعیین ترتیب وظایف، تخصیص مسئولیت‌ها، برآورد منابع و اجرای استراتژی برای دستیابی به اهداف است. در مدیریت، عناصر برنامه‌ریزی در مدیریت نقش تعیین‌کننده‌ای در هدایت تلاش‌های سازمانی و دستیابی به اهداف استراتژیک دارند.

پیش‌بینی

تجزیه و تحلیل پیش‌بینی‌کننده، مطالعه چگونگی تحولات و فعالیت‌های یک شرکت در آینده است. کلمه «پیش‌بینی کسب‌وکار» به تجزیه و تحلیل داده‌های آماری در ارتباط با اطلاعات سیاسی و اقتصادی بازار اشاره دارد. هدف این استراتژی کاهش ریسک‌های مرتبط با مدیریت بلندمدت شرکت با بهبود فرآیندهای برنامه ریزی در مدیریت و تصمیم‌گیری است. پیش بینی امکان دید دقیق‌تری نسبت به معاملات تجاری، افراد و منابع مورد نیاز برای انجام آنها را فراهم می‌کند.

انجام اصولی فرایند برنامه ریزی در مدیریت، موفقیت شما را تضمین می‌کند

اصول برنامه ریزی در مدیریت و به کار بردن آنها در جهت برنامه‌ریزی و ایجاد یک توالی مناسب از فرایندها برای دستیابی به اهداف برای هر کسب‌و‌کاری ضروری هستند. تعیین فرآیندها، نقاط عطف و ضرب‌الاجل‌هایی که باید برای دستیابی به اهداف خود اتخاذ کنید، برای کسب و کار شما لازم و حیاتی است. هر فرد در سازمان باید از اقدامات عملی خود در جهت دستیابی به اهداف آگاه باشد. برنامه‌ریزی، مدیران را قادر می‌سازد تا میزان پیشرفت به سوی اهداف شرکت را ارزیابی کنند، تنظیمات دوره‌‌ای مناسبی را انجام دهند و اطمینان حاصل کنند که تمام ذی‌نفعان در راستای توسعه برنامه و در یک راستا قدم برمی‌دارند. در نتیجه عناصر برنامه ریزی در مدیریت برای آینده‌ روشن بیزینس بسیار حیاتی است. امیدواریم از این مطلب کاربردی استفاده کرده باشید. منتظر شنیدن نظرات و پیشنهادات شما در بخش دیدگاه‌ها هستیم.

منابع:

https://bestrategicplanning.com/elements-of-planning-in-management/

https://www.qoyod.com/en/what-is-management-planning/