عارضه یابی سازمانی روشی خلاقانه برای شناخت یک سازمان در همه سطوح است (از سطوح سطحی گرفته تا عمیق‌ترین قسمت‌های پنهان که با چشم قابل مشاهده نیستند). از لحاظ اهمیت عارضه یابی، می‌توان انجام این کار در سازمان‌ها را به تلاش پزشک برای تشخیص بیماران خود تشبیه کرد. برخی از پزشکان با تمرکز بر تغذیه، غذا و درمان‌های طبیعی تشخیص متفاوتی می‌دهند، درحالی‌که برخی دیگر با استفاده از داروهای شیمیایی یا حتی با امتحان کردن یک داروی جدید و دیدن اینکه آیا اثرات مثبتی دارد یا خیر، تشخیص می‌دهند و بعد از آن ممکن است روش دیگری را امتحان کنند. این کار بسیار شبیه به فرایندی است که در طی مراحل عارضه یابی سازمان در مفهوم تجاری سازمان‌ها انجام می‌شود. بسته به خواسته‌ها، نیازها و اهداف سازمان‌ها می‌توان از مدل‌های تشخیصی مختلف در شرایط متفاوت برای تشخیص مسائل و مشکلات آنها استفاده کرد. در این نوشته از وبلاگ تخصصی اکوبا می‌خواهیم در مورد عارضه یابی در سازمان‌ها، اهمیت عارضه یابی و مدل‌های مختلف آن صحبت کنیم. با ما همراه باشید.
عارضه یابی سازمانی چیست؟
عارضه یابی سازمانی نقش مهمی در تغییر سازمانی (هم در انتخاب مداخلات مناسب و هم کمک به آمادگی برای تغییر در سازمان) ایفا می‌کند. اگرچه بسیاری از متخصصان، تشخیص و عارضه یابی سازمان را به‌عنوان یک جزء جدایی ناپذیر از فرآیند تغییر می‌شناسند و بسیاری از آنها تئوری‌ها و مدل‌های خاصی را توصیه کرده‌اند که باید برای تشخیص استفاده شوند. در این میان معمولا توجه کمی به خود فرآیند تشخیصی داده شده است. فقدان دقت در فرآیند تشخیصی و تشخیص‌های نادرست پس از آن احتمالا عوامل مهمی در میزان شکست بالای طرح‌های تغییر گزارش‌شده در سازمان‌ها هستند.
دقت داشته باشید که محیط‌های در حال تغییر اقتصادی، اجتماعی و سیاسی امروز، مسئول تغییرات سریع و اغلب بنیادی در سازمان‌ها هستند و اهمیت عارضه یابی ماهرانه جهت تغییر سازمانی را نمیتوان نادیده گرفت. عارضه یابی سازمانی اولین گام حیاتی در برنامه‌ریزی مداخلات تغییر است. عدم توسعه استراتژی‌های مناسب برای تغییر می‌تواند اثربخشی سازمان را کاهش دهد، منابع محدود را هدر دهد و در موارد شدید منجر به افول و فروپاشی سازمانی شود.
تشخیص یا عارضه یابی سازمانی برای درک مشکلات سازمانی، شناسایی علل زمینه‌ای و انتخاب مداخلات مناسب صرف‌نظر از اینکه فرآیند تغییر برنامه‌ریزی شده یا اضطراری است، بسیار مهم است. در غیاب فرآیند عارضه یابی دقیق، مشاوران و رهبران سازمان، احتمالا در شناسایی مشکلات و مسائل اشتباه کرده یا راه‌حل‌های اشتباه انتخاب می‌کنند.
عارضه یابی سازمانی همچنین در تأثیرگذاری بر آمادگی برای تغییر در سازمان‌ها نقش دارد. بقا، موفقیت و اثربخشی سازمان به توانایی سازمان در سازگاری با چالش‌ها، رقابت و تغییرات مستمر بستگی دارد. با این حال، بهبود و تغییر سازمان‌ها مستلزم درک و تشخیص صحیح آنها است. بنابراین، عارضه یابی سازمانی از کجا شروع می شود و چگونه می توانیم اثربخشی آن را اندازه‌گیری کنیم؟
تشخیص با ارزیابی وظایف کلیدی، ساختار، روابط افراد، انگیزه، حمایت، رهبری مدیریت، نگرش نسبت به تغییر و عملکرد برای شناسایی شکاف‌ها نسبت به اثربخشی شروع می‌شود. اثربخشی بر حسب میزان برخورداری افراد از مهارت‌ها، شایستگی‌ها و آموزش و مدیریت استراتژیک برای افزایش سودآوری (مالی)، استراتژی بازاریابی سازمان، عملیات/خدمات و اندازه‌گیری توسعه و رشد شرکت/کسب‌وکار ارزیابی می‌شود. عارضه یابی در هر سازمان به انواع مختلف انجام می‌شود. در ادامه به معرفی مدل‌های مختلف عارضه یابی سازمانی می‌پردازیم.
انواع مدل‌های عارضه یابی سازمانی
به‌طورکلی، مدل‌های معرفی شده در این بخش توسط بخش منابع انسانی یا بخش توسعه و تغییر سازمانی استفاده می‌شوند که یا به صورت داخلی در یک سازمان مشغول به کار هستند، یا به عنوان مشاور قراردادی استخدام شده‌اند تا به کشف علل ریشه‌ای مسائلی که یک سازمان با آن مواجه است، کمک کرده و راهکارهایی را برای بهبود شرایط ارائه دهند. شما نیز می‌توانید از مشاوره مدیریت برای عارضه یابی سازمان خود استفاده کرده و کار را به متخصصان این حوزه بسپارید
در هر صورت مدل‌های تشخیصی عارضه یابی سازمانی، الگو یا ابزاری را برای تجزیه سازمان به اجزای تشکیل‌دهنده برای درک عمیق‌تر آن و همچنین تجسم بهتر نحوه کار همه بخش‌ها با هم ارائه می‌کنند. پس از انجام تشخیص، اغلب می‌توان شروع به انتخاب مسائلی کرد که در یک سازمان وجود دارد.
در برخی موارد، تشخیص به متخصصان عارضه یابی سازمانی این امکان را می‌دهد که به درک ورودی‌های سازمان برسند که از درک محیط آنها، دستیابی به استراتژی یا سازمان و اهداف سازمان، ذینفعان کلیدی، آشنایی با مولفه‌های طراحی (ساختار، سیستم‌های منابع انسانی، فناوری، فرآیندهای مدیریت)، ایجاد تصویری روشن از فرهنگ سازمانی و در نهایت، شناخت بروندادها و شاخص‌های عملکرد سازمانی بر اساس بقیه اجزای سازمانی، به دست آمده است.
پس از عارضه یابی سازمانی، نه تنها متخصصان قادر به درک کامل سازمان‌ها می‌شوند بلکه می‌توانند بخش‌هایی از سازمان که با دیگر بخش‌ها همسو نیستند و دارای مشکلاتی هستند را نیز تشخیص دهند. یکی از وظایف مشاور کسب و کار کمک به سازمان‌ها برای تشخیص و عارضه یابی است؛ بنابراین شما می‌توانید با کمک گرفتن از مشاورین حرفه‌ای کسب و کار، فرایند عارضه یابی را در زمانی کمتر و به‌صورت کامل و دقیق انجام دهید. با وجود اینکه عارضه‌یابی سازمانی دید سطح بالایی از سازمان ارائه می‌دهد، اما برای کامل‌تر شدن تشخیص و شروع فرایند رفع مشکلات سازمان، نیاز به تجزیه و تحلیل در سطح عمیق‌تری وجود دارد. تحلیل عمیق‌تر منجر به شناسایی ناسازگاری‌ها در رابطه با ارزش‌ها و اهداف سازمان می‌شود. مدل‌های عارضه یابی سازمانی را می‌توان در سه مدل سیستم‌های باز، سیستم‌های بسته و عارضه یابی سطح سازمانی دسته‌بندی کرد که در ادامه به توضیح این سه مدل می‌پردازیم.
پیشنهاد مطالعه: تعریف مدیریت
مدل عارضه یابی سازمانی سیستم باز
مدل‌های سیستم باز نشان می‌دهند که همه اجزای یک سازمان به هم مرتبط هستند و تغییر در یک جزء، قطعا بر سایر اجزا تأثیر خواهد داشت. سیستم‌های باز شبیه نظریه میدان لوین است که بیان می‌کند: «کلیت واقعیت‌های هم‌زیستی به‌صورت متقابل وابسته به یکدیگر تصور می‌شوند.»
از طرفی اصل تأثیر تجمعی میردال نیز بیان می‌کند: «تغییر در یک بخش باعث ایجاد تغییر در بخش دیگر می‌شود که به نوبه خود باعث ایجاد تغییرات بیشتر در سازمان می‌شود. تغییراتی که بعد از عارضه یابی سازمانی انجام می‌شوند، ممکن است به اندازه‌ای ظریف و با احتیاط باشند که در حالت کلی، سازمان به نظر پایدار و بدون تغییر برسد. با این حال، اکثر سیستم‌ها شامل بسیاری از عناصر مرتبط به هم هستند که تغییر در آنها را بسیار پیچیده‌تر می‌کند.»
علاوه‌بر‌این، مدل‌های سیستم‌های باز در عارضه یابی سازمانی، محیط بیرونی سازمان را در نظر می‌گیرند و اثرات آن را بر تصمیم‌گیری‌ها و تغییرات در نظر می‌گیرند. در واقع، محیط بیرونی اطراف یک سازمان بر ورودی‌های یک سازمان، عملیات داخلی سازمان (استراتژی‌ها، سیستم‌های منابع انسانی، فرآیندها و …) و خروجی‌های سازمانی (محصولات، تبلیغات و …) تأثیر خواهد داشت.
فرایند بالا نشان می‌دهد که سازمان‌ها تعامل بسیار پیچیده‌ای از وظایف، شخصیت‌ها، رهبری، تغییرات و تصمیم‌گیری هستند. اگرچه این پیچیدگی تقریبا طاقت‌فرسا است، مدل سیستم‌های باز از مفهوم کل قوی‌تر و مؤثرتر از هر مؤلفه به تنهایی پشتیبانی می‌کند. مدل سیستم‌های باز از این جهت جالب است که از یک حلقه بازخورد ثابت در طول فرآیند پشتیبانی می‌کند.
کارشناسان عارضه یابی سازمانی ورودی‌ها (مانند اطلاعات، سرمایه انسانی)، دگرگونی‌ها (مانند اجزای اجتماعی و فناوری)، و خروجی‌ها (مانند محصولات، خدمات و سرمایه فکری) را در چارچوب محیط خارجی که سازمان در آن فعالیت می‌کند، در نظر می‌گیرند. در سرتاسر هر یک از این دسته‌ها، بازخورد دائمی وجود دارد که یا سازمان را به جلو می‌برد، یا کارساز نبوده و به بازنگری در مفاهیم، ایده‌ها و غیره نیاز داشته و باید بهبود پیدا کند.
این روش مانند روش آزمون و خطا است (یعنی شما به عنوان متخصص عارضه یابی سازمان روش‌ها و موارد زیادی را امتحان کنید، تا در نهایت در مورد اینکه چه روشی تاثیر بهتری دارد به نتیجه برسید. دقت داشته باشید که ارتباط را می‌توان جزء مهمی در این مدل عارضه یابی سازمانی برای اطمینان از بازخورد موثر و به موقع در نظر گرفت.
دلیل محبوبیت مدل عارضه یابی سازمانی سیستم باز
مدل سیستم‌های باز در عارضه یابی سازمانی به دلیل این واقعیت که اکثر مردم بر این باورند که جهان به‌طور مداوم در حال تحول و تغییر با سرعت زیاد است (که در طول یکی دو دهه اخیر سریع‌تر نیز شده است)، یک مدل مطلوب و محبوب بین سازمان‌ها و متخصصان عارضه یابی در سازمان است. برای تشخیص صحیح و حمایت از سازمانی که دائما در حال تغییر است و مجبور است خود را با محیط پیرامون خود و خواسته‌های مشتری تطبیق دهد، باید بتوانیم از مدل‌های تشخیصی استفاده کنیم که این انعطاف‌پذیری و سازگاری را پشتیبانی می‌کند.
مدل عارضه یابی سیستم بسته
مدل سیستم‌های بسته این نوع انعطاف‌پذیری و سازگاری را ترویج نمی‌کند، زیرا در واقع محیط خارجی را به‌طور کامل نادیده می‌گیرد و بیش از حد بر اجزای داخلی تمرکز می‌کند. در عصر امروزی، نادیده گرفتن نیروهای خارجی نشانه یک سازمان ضعیف است که محکوم به بحران یا شکست است، زیرا آمادگی کافی برای مقابله با تغییرات در زمان وقوع را ندارند.
علاوه بر این، مدل‌های سیستم بسته در عارضه یابی سازمانی از این مفهوم پیروی می‌کنند که تنها یک راه درست برای انجام کارها وجود دارد. این امر رشد سازمان و اعضای تیم آن را محدود می‌کند، زیرا هیچ نوع توسعه یا هیچ یادگیری سازمانی را ترویج نمی‌کند. (مفهومی که در دنیای همیشه در حال تغییر امروز ضروری است)
مدل عارضه یابی سطح سازمانی
مدل عارضه یابی سطح سازمانی نوع دیگری از مدل‌های عارضه یابی سازمانی است که به سازمان از دیدگاه خارجی یا سطح بالا می‌نگرد. مدل‌های مشابه را می‌توان در سطح دقیق‌تری دنبال کرد که بر تشخیص سطح گروهی و تشخیص سطح فردی تمرکز دارند. عارضه یابی سطح سازمانی از مدل سیستم‌های باز پیروی می‌کند، زیرا تمام بخش‌ها را به هم مرتبط می‌داند و محیط (به‌ویژه در رابطه با ورودی‌ها)، نقش کلیدی را در سازمان ایفا می‌کند.
نحوه عارضه یابی سازمانی
فرآیندی که متخصصین عارضه یابی سازمانی در این فرایند به کار می‌برند، در ابتدا درک سازمانی است که قصد کار با آن را دارند. پس از درک نحوه کار سازمان باید با صنعتی که آن سازمان در آن مشغول به کار است نیز آشنا شوند. به همین منظور متخصصان تحقیقات لازم را با اعضای صنعت انجام داده و به مصاحبه‌های گوناگون می‌پردازند.
سپس متخصصان عارضه یابی سازمان برای برخی از اعضای کلیدی سازمانی که قرار است آنها را ارزیابی کنند، سؤالات مصاحبه ساختاریافته تنظیم می‌کنند. متخصصان نه تنها با چند نفر از اعضای تیم در بخش‌های مختلف سازمان گفتگوها و مصاحبه‌های طولانی برگزار می‌کنند، بلکه در اطراف دفاتر، محوطه‌ها و کارمندان سازمان نیز حضور دارند تا بتوانند برخی از جریانات سازمانی را مشاهده کنند.
مرحله بعدی در پروسه عارضه یابی سازمانی، مستندسازی است. در این مرحله متخصصین به تقسیم‌بندی اطلاعاتی که شنیده‌اند، یادداشت و مشاهده کرده‌اند، می‌پردازند. این مرحله یکی از فرایندهای ساده در عارضه یابی است اما کمک زیادی به تشخیص و نحوه روبرو شدن با عارضه‌های سازمان می‌کند.
چند سوال در این مرحله و به هنگام مستندسازی اطلاعات پرسیده می‌شود:
- آیا اجزای طراحی با ورودی‌ها مطابقت دارند؟
- آیا اجزای طراحی به صورت داخلی سازگار هستند؟
- آیا این اجزا با هم متناسب هستند و از یکدیگر حمایت می‌کنند؟
نقش فرهنگ سازمان در فرایند عارضه یابی سازمانی
در فرایند عارضه یابی سازمانی، فرهنگ نقش فوق‌العاده‌ای ایفا می‌کند، زیرا «الگویی از مفروضات اساسی مشترک است که توسط یک گروه آموخته می‌شود؛ فرهنگ سازمانی در واقع مشکلات سازگاری بیرونی و یکپارچگی درونی آن را حل می‌کند. فرهنگ در هر سازمان به عنوان روش صحیح به اعضای جدید آموزش داده می‌شود.»
فرهنگ، یک گروه و هویت آنها را تعریف می‌کند که در نهایت به یک نیروی پایه و تثبیت‌کننده تبدیل می‌شود. مفهوم فرهنگ بر ثبات ساختاری، عمق، وسعت و الگوسازی یا یکپارچگی دلالت دارد. فرهنگ توسط مردم، باورها، ارزش‌ها و رفتارهای آنها ایجاد می‌شود که در طول زمان و تاریخ مشترک، ارزش‌های مشترک را به اشتراک می‌گذارند. قدرت فرهنگ ایجاد شده توسط یک گروه به مدت زمانی که فرهنگ وجود داشته است و ثبات اعضایی که بخشی از فرهنگ هستند، و سطح وابستگی عاطفی و احساسات مرتبط با تاریخ مشترک و تجربیات گذشته بستگی دارد.
فرهنگ یک عامل کلیدی در فرآیند عارضه یابی سازمانی است زیرا، همانطور که تحقیقات نشان می‌دهد، برای موفقیت در تغییرات و بهبود سازمانی، باید فرهنگ آن سازمان در نظر گرفته شود و در نهایت نیاز به تغییر فرهنگ وجود دارد. مطالعات نشان می‌دهد که بیشترین دلیل ذکر شده برای شکست کسب‌و‌کارها، نادیده گرفتن فرهنگ سازمان بوده است.
بسیاری از تلاش ها برای بهبود عملکرد سازمانی شکست می‌خورند زیرا فرهنگ بنیادی سازمان (ارزش ها، روش‌های تفکر، سبک‌های مدیریتی، پارادایم‌ها، رویکردهای حل مسئله) به همان شکل باقی می‌مانند و تغییر آنها بسیار سخت است. بنابراین بعد از عارضه یابی سازمانی، به‌منظور هر گونه تغییری که عملکرد سازمانی را بهبود بخشد، سازمان‌ها احتمالا باید تغییرات فرهنگی را تحمل کنند.
زمان انجام عارضه یابی سازمانی
به‌طور‌معمول، عارضه یابی سازمانی یا تشخیص سازمانی زمانی انجام می‌شود که رهبر آن سازمان، مسائل و چالش‌هایی را شناسایی کرده باشد، یا زمانی که همه چیز در سازمان به خوبی پیش می‌رود، اما می‌خواهند به بهبود بیشتر عملکرد خود ادامه دهند. در هر یک از این شرایط دو مجموعه عمده از مشکلات وجود دارد که همه گروه‌ها باید با آنها مقابله کنند:
۱.بقا، رشد و سازگاری در محیط خود
۲.یکپارچگی داخلی که به عملکرد روزانه و توانایی انطباق و یادگیری اشاره دارد.
چرا امروزه مشاغل به عارضه یابی سازمانی نیاز دارند؟
رشد، مستلزم سازگاری و رهبری تطبیقی است. سازگاری، مستلزم تغییرات است. تغییرات مؤثر مستلزم ایجاد احساس فوریت، ایجاد یک تیم قوی از عوامل تغییر، توسعه چشم‌انداز و استراتژی (از طریق برنامه‌ریزی دقیق و سنجیده)، انتقال چشم‌انداز تغییر به سازمان، توانمندسازی اعضای تیم برای کمک و مشارکت در طرح‌های تغییر است. ایجاد بردهای کوتاه مدت، جشن گرفتن موفقیت و ایجاد تغییرات بیشتر و در نهایت، تثبیت تغییرات در فرهنگ برای جلوگیری از بازگشت به وضعیت موجود در هر سازمانی ضروری است.
عوامل زیادی وجود دارد که به توانایی سازمان برای مانور موفقیت‌آمیز در یک تغییر یا تغییر وضعیت و توانایی حفظ آن کمک می‌کند. برای اینکه یک تحول فرهنگی اتفاق بیفتد، سازمان‌ها باید سفر تغییر خود را با ایجاد احساس فوریت در میان تیم خود آغاز کنند؛ بنابراین عارضه یابی سازمانی نقش مهمی در این میان ایفا می‌کند، زیرا منجر به شناسایی مسائل و مشکلات و شروع فرایند بهبود سازمانی می‌شود.
البته همانطور که تیم‌ها در فرآیند تغییر به جلو حرکت می‌کنند، فرهنگ سازمان باید مورد توجه قرار گیرد. اگر فرهنگ در فرآیند عارضه یابی سازمانی یا مداخله‌ای در نظر گرفته نشود، این احتمال وجود دارد که تلاش‌ها برای توسعه یا تغییر با شکست مواجه شوند. فرهنگ، ارزش‌های اساسی سازمان و افراد آن است و روش انجام کارها در سازمان را تعیین می‌کند. با نادیده گرفتن یا ناکامی در شناخت هسته اصلی سازمان، کسانی که دست به تغییرات سازمانی می‌زنند، خود را در معرض شکست قرار می‌دهند.
عارضه یابی سازمانی در بخش منابع انسانی نیز می‌تواند به‌طور قابل‌توجهی به فرآیند تغییر بدون اتخاذ استراتژی تغییر در مقیاس بزرگ کمک کند. عارضه یابی سازمانی را می‌توان به‌عنوان تغییرات کوچک یا تغییراتی در سیاست‌ها، برنامه‌ها، فرآیندها، فناوری، سیستم‌های منابع انسانی، استراتژی‌ها و غیره در نظر گرفت که به نوبه خود می‌تواند تأثیر فوق‌العاده‌ای بر عملکرد سازمانی داشته باشد. بنابراین مهارت های مدیر منابع انسانی نقش اساسی در نحوه عارضه یابی سازمان ایفا می‌کند.
پیشرفت، برنامه‌هایی برای مدیریت تنوع نیروی کار، و برنامه‌هایی برای مدیریت و بهبود استرس و تندرستی کارکنان اجرای برنامه‌هایی از این قبیل یا ایجاد تغییرات در برنامه‌های موجود تنها زمانی معنا پیدا می‌کند که سازمان‌ها ایده روشنی از ارزش‌های اصلی، چشم انداز، ماموریت و اهداف خود داشته باشند. بدون عارضه یابی سازمانی و بازنگری مجدد این موارد برای اطمینان از هم‌سویی، ارتباط فعلی و کاربرد در محیط فعلی سازمان، مداخلات موثر نخواهد بود.
هنگامی که این موارد توسط ذینفعان کلیدی تعیین، تحکیم و توافق شد، می‌توان مداخلاتی را ایجاد کرد که دوباره با آن ارزش‌ها و اهداف همسو شود. اگر مداخلات با اهداف سازمان منطبق نباشد، اعضای تیم گیج می‌شوند، ناامید می‌شوند، در مقابل تغییر مقاومت می کنند یا عملکرد آن‌طور که انتظار می‌رود بهبود نمی‌یابد. مداخلاتی که باعث می‌شود مردم احساس خوبی نسبت به عضویت در سازمان داشته باشند، آنها را برای آنچه در آینده به وجود خواهد آمد هیجان‌زده می‌کند و به احتمال زیاد این تغییرات سازمانی توسط اعضای تیم حمایت می‌شوند.
عارضه یابی سازمانی؛ موضوعی حیاتی در دنیای تجارت پر چالش و پر از تغییرات امروزی
در نوشته بالا با مفهوم عارضه یابی سازمانی، مدل‌های آن، زمان انجام عارضه یابی در سازمان و نحوه انجام عارضه یابی و تشخیص سازمانی آشنا شدید. عارضه یابی نقش مهم و حیاتی را در بهبود فرایندهای هر سازمان ایفا می کند، زیرا برای حل مشکلات سازمان ابتدا باید آنها را به دقت شناسایی کرد تا بتوان راه‌حل‌های متناسب با آن مشکلات را ارائه داد. امیدواریم از این مطلب کاربردی بهره برده باشید. منتظر شنیدن نظرات و پیشنهادات شما در بخش دیدگاه‌ها هستیم.
منابع:
https://virtusinterpress.org/ORGANIZATIONAL-DIAGNOSIS-THE.html
