برنامه عملیاتی چیست و چگونه برنامه ریزی می شود؟

«هدف بدون برنامه تنها یک آرزو است.»

این جمله معروف به وضوح نشان‌دهنده این واقعیت است که در دنیای کسب‌وکار، بدون وجود یک برنامه عملیاتی منسجم و مؤثر، دستیابی به اهداف به سادگی امکان‌پذیر نیست. تصور کنید یک تیم در حال پارو زدن در یک قایق است. با وجود تلاش‌های بی‌وقفه هر یک از اعضای تیم، قایق همچنان در دایره‌ای محدود می‌چرخد و هیچ پیشرفتی به سمت خط پایان و مقصد نهایی خود ندارد. به همین ترتیب، شرکت‌هایی که بدون برنامه عملیاتی مؤثر فعالیت می‌کنند، غالباً با شکست مواجه می‌شوند. این شکست به دلیل عدم هماهنگی اعضای تیم بر روی اهداف مشترک است. اعضای تیم به جای همکاری و تلاش در راستای یک هدف واحد، به طور مستقل بر روی وظایفی کار می‌کنند که هیچ کمکی به تحقق اهداف کلی نمی‌کند و این وضعیت منجر به ناکارآمدی و عدم پیشرفت می‌شود.

به همین دلیل، پیاده‌سازی برنامه عملیاتی به یک ضرورت اساسی تبدیل می‌شود. این فرآیند به شما کمک می‌کند تا برنامه کلی شرکت را به اهداف ماهانه، سه‌ماهه، نیم‌ساله و سالانه تقسیم کنید. همچنین، این رویکرد به بهینه‌سازی فرآیندها، استفاده مؤثر از منابع و ترویج فرهنگ بهبود مستمر و نوآوری در سازمان کمک می‌کند. در این نوشته از وبلاگ مشاوره توسعه کسب و کار اکوبا به بررسی جزئیات برنامه عملیاتی و مراحل ضروری برای توسعه یک برنامه مؤثر در شرکت خواهیم پرداخت. با ما همراه باشید.

برنامه عملیاتی چیست؟
برنامه عملیاتی به فرآیند تعریف فعالیت‌ها و فرآیندهای روزانه‌ای اطلاق می‌شود که برای دستیابی به اهداف استراتژیک گسترده‌تر یک سازمان یا بخش ضروری است. این فرآیند شامل ایجاد یک نقشه‌راه واضح و قابل اقدام است که عملیات روزمره را با چشم‌انداز بلندمدت سازمان هماهنگ می‌کند. به عبارت دیگر، برنامه عملیاتی به شرکت‌ها این امکان را می‌دهد که به طور منظم و سیستماتیک به اهداف خود نزدیک شوند.

انواع برنامه عملیاتی

۱.برنامه عملیاتی یک‌بار مصرف:
این نوع برنامه که به عنوان برنامه خاص نیز شناخته می‌شود، برای پروژه‌ها یا رویدادهای غیرتکراری یا یک‌باره با تاریخ‌های مشخص توسعه می‌یابد. پس از پایان پروژه یا رویداد، این برنامه دیگر مورد استفاده قرار نمی‌گیرد و به طور کلی کنار گذاشته می‌شود.

نمونه‌ها:

• راه‌اندازی یک محصول جدید
• سازماندهی یک کمپین تبلیغاتی ویژه برای شرکت

۲. برنامه دائمی:
این برنامه که به عنوان برنامه چندبار مصرف نیز شناخته می‌شود، می‌تواند در موقعیت‌های مشابه به طور مکرر مورد استفاده قرار گیرد. این برنامه شامل استانداردها و رویه‌هایی است که برای اطمینان از جریان کار روان در عملیات روزانه طراحی شده و می‌تواند بر اساس نیازهای کسب‌وکار تغییر کند.

نمونه‌ها:

• برنامه‌ای برای رسیدگی به درخواست‌های خدمات مشتری
• سیاست رفتار شغلی که به وضوح رفتار و اخلاق در محل کار را مشخص می کند.

مشاوره شروع کسب و کار                                             

مزایای کلیدی برنامه عملیاتی برای شرکت‌ها

برنامه عملیاتی مزایای قابل توجهی برای کسب‌وکارها به همراه دارد که در زیر به برخی از آن‌ها اشاره می‌شود:

• ارائه نقشه‌راه برای دستیابی به اهداف استراتژیک:
  برنامه عملیاتی اهداف بلندمدت را به وظایف و مراحل کوچک‌تر و قابل مدیریت تقسیم می‌کند. این رویکرد جزئی باعث می‌شود که عملیات روزانه به طور مستقیم با چشم‌انداز استراتژیک شرکت هم‌راستا شود. علاوه بر این، نقشه‌راه دقیق وضوح و جهت‌گیری را فراهم می‌کند و به کارکنان کمک می‌کند تا درک کنند که تلاش‌های فردی آن‌ها چگونه به موفقیت کلی شرکت کمک می‌کند.
• کاهش هزینه‌های عملیاتی:
  برنامه عملیاتی به شرکت‌ها این امکان را می‌دهد که ناکارآمدی‌ها، تکرارها و ضایعات در فرآیندهای خود را شناسایی کنند. این امر به آن‌ها این امکان را می‌دهد که جریان‌های کار را ساده‌سازی کرده، تخصیص منابع را بهینه کنند و هزینه‌های غیرضروری را کاهش دهند. همچنین، برنامه عملیاتی در بودجه‌بندی و پیش‌بینی کمک می‌کند که می‌تواند از هزینه‌های اضافی جلوگیری کرده و مدیریت مالی را بهبود بخشد.
• افزایش بهره‌وری و مشارکت منابع:
  برنامه عملیاتی به تخصیص منابع (انسانی، مالی و مادی) به وظیفه مناسب در زمان مناسب کمک می‌کند. با تعریف دقیق نقش‌ها، تعیین اهداف قابل دستیابی و ارائه ابزارها و آموزش‌های لازم، کارکنان می‌توانند وظایف خود را به طور مؤثرتری انجام دهند و در نتیجه بهره‌وری را بهبود بخشند. علاوه بر این، زمانی که کارکنان درک می‌کنند که کارشان چگونه به اهداف بزرگتر شرکت کمک می‌کند، معمولاً بیشتر درگیر و انگیزه‌دار می‌شوند.
• اجازه شناسایی و کاهش ریسک‌های پیشگیرانه:
  یک برنامه عملیاتی قوی شامل استراتژی‌های مؤثر مدیریت ریسک است که به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد که ریسک‌های عملیاتی بالقوه را شناسایی کرده و برنامه‌های پشتیبان برای کاهش تأثیر این رویدادها بر عملیات کلی توسعه دهند. به عنوان مثال، شناسایی ریسک‌های رایج زنجیره تأمین به شرکت‌ها این امکان را می‌دهد که فهرستی از تأمین‌کنندگان جایگزین تهیه کنند و هرگاه لازم باشد از آن‌ها استفاده کنند تا ثبات عملیاتی را حفظ کرده و تأخیر در تولید را کاهش دهند.
• بهبود فرآیند تصمیم‌گیری:
  برنامه عملیاتی به شرکت‌ها یک چارچوب سازمان‌یافته ارائه می‌دهد که در آن تصمیمات باید اتخاذ شوند. این به شرکت‌ها این امکان را می‌دهد که وضعیت‌های کنونی را ارزیابی کرده، اطلاعات لحظه‌ای را جمع‌آوری کنند، مزایا و معایب را بسنجند و بر اساس ارزیابی، تصمیمات مبتنی بر داده اتخاذ کنند. به عنوان مثال، یک شرکت مالی می‌تواند روندهای بازار کنونی و پیش‌بینی‌های اقتصادی را تحلیل کند تا به سرعت استراتژی‌های سرمایه‌گذاری خود را تطبیق دهد و درآمد را حداکثر کند.
• بهبود ارائه محصول/خدمات و حداکثر کردن بازگشت سرمایه (ROI)  :
  برنامه عملیاتی نقش حیاتی در ساده‌سازی کل چرخه تحویل محصول یا خدمات ایفا می‌کند. این به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد که فرآیندها را خودکار کنند، ضایعات و هزینه‌ها را کاهش دهند و استفاده از منابع را بهبود بخشند. این منجر به زمان‌های تحویل سریع‌تر و نتایج با کیفیت بالا می‌شود. بنابراین، این به حداکثر کردن بازگشت سرمایه (ROI) و بهبود رضایت مشتری کمک می‌کند.

توجه داشته باشید که دریافت مشاوره از یک شرکت مشاوره مدیریت حرفه ای می تواند در به انجام رساندن برنامه عملیاتی شما کمک زیادی بکند.

مراحل ایجاد یک برنامه عملیاتی مؤثر

چگونه یک برنامه عملیاتی ایجاد کنیم؟ توسعه یک برنامه عملیاتی یک تمرین یکباره نیست؛ بلکه یک فرآیند مستمر است تا اطمینان حاصل شود که عملیات روزانه با اهداف گسترده‌تر سازمان هماهنگ است. به همین دلیل، برنامه‌های عملیاتی باید با تغییر اهداف استراتژیک تکامل یابند. مراحل کلیدی برای ایجاد یک برنامه مؤثر به شرح زیر است:

1. شناسایی اهداف عملیاتی و هماهنگ کردن آن‌ها با برنامه استراتژیک:
   اولین قدم در توسعه یک برنامه عملیاتی، درک و تحلیل اهداف بلندمدت استراتژیک سازمان است. این اهداف سطح بالا می‌توانند به اهداف کوچکتر و قابل دستیابی تقسیم شوند تا به شرکت‌ها کمک کنند آنچه را که باید در کوتاه‌مدت یا روزانه انجام دهند، بهتر تجسم کنند. این رویکرد از بالا به پایین به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا اهداف عملیاتی واقع‌بینانه‌ای ایجاد کنند که با اهداف گسترده‌تر سازمان هماهنگ باشد.
2. تقسیم اهداف به وظایف و فعالیت‌های روزانه:
   مرحله بعدی تقسیم اهداف عملیاتی به وظایف و فعالیت‌های روزانه قابل مدیریت است. با محدود کردن دامنه کار، مدیران می‌توانند به وضوح نیازهای منابع، از جمله تجهیزات، کارکنان، زمان و هزینه‌های مورد نیاز برای عملیات روزانه را مشخص کنند. این همچنین به سازمان‌ها کمک می‌کند تا عملکردهای روزانه عملیاتی هر تیم و بخش را تعیین کنند.
3. تعیین زمان‌بندی و ایجاد بودجه دقیق:
   تعیین زمان‌بندی‌های واقع‌بینانه و ایجاد یک بودجه جامع برای برنامه عملیاتی موفق بسیار حیاتی است. بنابراین، مدیران باید مهلت‌هایی برای هر وظیفه یا فعالیت تعیین کنند و اطمینان حاصل کنند که قابل دستیابی هستند و فضای کافی برای مشکلات احتمالی وجود دارد. به طور همزمان، آن‌ها نیاز دارند تا یک بودجه عملیاتی دقیق توسعه دهند که تمام هزینه‌های مرتبط با اجرای یک عملیات کارآمد را در نظر بگیرد.
4. تخصیص منابع مناسب به فعالیت‌ها:
   در مرحله بعد، مدیران باید منابع انسانی مناسب را به وظایف عملیاتی مختلف بر اساس ویژگی‌هایی مانند مهارت‌ها، شایستگی‌ها، موقعیت، هزینه، ظرفیت و در دسترس بودن شناسایی و تخصیص دهند. به همین ترتیب، آن‌ها باید نیازهای منابع غیرانسانی را ارزیابی کرده و دارایی‌ها را به طور مناسب تخصیص دهند. تخصیص صحیح منابع اطمینان می‌دهد که وظایف به موقع انجام می‌شوند و در نتیجه بهره‌وری و کارایی کلی را افزایش می‌دهد.
5. ایجاد معیارها و KPIها برای نظارت بر پیشرفت:
   طبق گفته PMI، KPIها به ایجاد ارزش برای یک سازمان کمک می‌کنند. در مرحله بعد، شرکت‌ها باید معیارها و KPIها را برای ارزیابی کارایی برنامه عملیاتی تنظیم و به طور منظم نظارت کنند.  KPIها باید خاص و قابل اندازه‌گیری باشند، در حالی که معیارها باید بر اساس داده‌های تاریخی یا استانداردهای صنعتی تعیین شوند. به طور کلی، این معیارها به مدیران کمک می‌کند تا ناهماهنگی‌ها را شناسایی کرده و تنظیمات لازم را انجام دهند تا اطمینان حاصل شود که عملیات به طور مداوم ادامه یابد و استانداردهای کیفیت حفظ شود.
6. توسعه یک برنامه ارتباطی داخلی و خارجی:
   پس از تعیین KPIها، مدیران باید یک برنامه ارتباطی جامع برای ذینفعان داخلی و خارجی ایجاد کنند. این برنامه به استانداردسازی رویه‌های ارتباطی کمک می‌کند و استفاده مناسب از روش‌های همزمان یا غیرهمزمان را مشخص می‌کند. علاوه بر این، این برنامه همه را در جریان قرار می‌دهد و همکاری مؤثر بین شرکت‌کنندگان مختلف را ترویج می‌دهد.
7. اجرا و بررسی منظم برنامه عملیاتی:
   مدیران باید بررسی‌های دوره‌ای را برای ارزیابی پیشرفت، رسیدگی به مسائل و تنظیم برنامه عملیاتی در صورت لزوم انجام دهند. ارزیابی‌های منظم به اطمینان از هماهنگی برنامه با اهداف تجاری در حال تحول کمک می‌کند. علاوه بر این، این امر به شناسایی فرصت‌ها و تهدیدهای جدید کمک می‌کند و به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد که در شرایط بازار ناپایدار چابک و رقابتی باقی بمانند.

مطالعه بیشتر: بیزینس مدل چیست؟                                                                                                           

یک برنامه عملیاتی مناسب، موفقیت شما را تضمین می‌کند!

برنامه عملیاتی به کسب‌وکارها این امکان را می‌دهد که به طور مؤثر به چشم‌انداز و اهداف بلندمدت خود دست یابند. این فرآیند به کاهش هزینه‌های غیرضروری، بهینه‌سازی فرآیندهای داخلی و افزایش بهره‌وری کارکنان کمک می‌کند که در نتیجه به بازگشت سرمایه و سودآوری بهتر منجر می‌شود. با پیروی از مراحل ذکر شده، می‌توانید یک برنامه قوی ایجاد کنید که به مشکلات موجود رسیدگی کند و به شما قدرت دهد تا به برتری عملیاتی دست یابید. مشاوران اکوبا آماده‌اند تا شما را در این مسیر راهنمایی کنند. اگر سوالی دارید یا نیاز به مشاوره تخصصی دارید، لطفاً با ما تماس بگیرید. آیا شما آماده‌اید تا برنامه عملیاتی خود را بهبود بخشید و از مزایای آن بهره‌مند شوید؟ما آماده‌ایم تا به شما کمک کنیم و از تجربیات متخصصین اکوبا در این زمینه بهره‌مند شوید. امیدواریم از این مطلب بهره برده باشید. سوالات و نظرات خود را در بخش دیدگاه‌های این نوشته با ما در میان بگذارید.

مرجع:

https://www.saviom.com/blog/operational-planning/