حتما می‌دانید که ارسال لیست بیمه یکی از مهم‌ترین وظایف قانونی کارفرماها در برابر کارمندان و کارگران است. در سال‌های اخیر این امکان برای کارفرمایان فراهم شده‌است تا از پرتال تامین اجتماعی برای فرستادن لیست بیمه استفاده کنند؛ ارسال آنلاین لیست بیمه باعث شده که انجام این کار نسبت به قبل بسیار راحت‌تر و آسان‌تر شود. از آنجایی‌که این موضوع یکی از موارد مهم مربوط به کسب‌و‌کارها است، در نتیجه آشنایی کامل با این سامانه و تسلط بر نحوه بارگزاری و ارسال لیست‌های بیمه به سازمان تامین اجتماعی برای کارفرماها و مدیران بیزینس‌ها ضروری است. در این مقاله از آژانس کسب و کار اکوبا می‌خواهیم در مورد چگونگی ارسال لیست مربوط به بیمه در سایت تامین اجتماعی صحبت کنیم. با ما همراه باشید.
چگونگی ثبت نام در پرتال تامین اجتماعی برای ارسال لیست بیمه
آن دسته افرادی که از قبل عضو سامانه تامین اجتماعی (به آدرس samt.tamin.ir ) بوده‌اند، نیازی به ثبت‌نام مجدد در این سایت ندارند، اما سایر افراد برای دسترسی به خدمات این پرتال (خدماتی که نیاز به احراز هویت دارند)، باید با وراد کردن شماره ملی خود ثبت نام کنند و مراحل احراز هویت را بگذرانند. پس از انجام مراحل ثبت نام در سامانه تامین اجتماعی، شما رمز عبور خود را در دریافت می‌کنید. البته لازم به ذکر است که کارفرمایان باید علاوه‌بر ثبت نام از طریق سایت، برای ارائه تعهدنامه به‌صورت حضوری نیز به سازمان مراجعه کنند. این کار برای دسترسی و بهره‌مندی از خدمات و سرویس‌های مخصوص کارفرمایان ضروری است، سایر افراد می‌توانند با ثبت نام آنلاین از خدمات عمومی پرتال استفاده کنند.
نکات مهم برای ارسال لیست بیمه
برای اینکه فرایند ارسال لیست بیمه به‌صورت الکترونیکی را بدون مشکل پیش ببرید، در این بخش چند نکته را با شما مطرح می‌کنیم. با به یاد داشتن این نکات شما می‌توانید بدون ابهام و دردسر لیست خود را ارسال کنید.
- به این نکته دقت کنید که در بالای هر کدام از فرم‌های درخواست، قسمت راهنمای مخصوص برای آن فرم موجود است که به‌طور کامل شما را راهنمایی کرده و در فهم و درک فرم مربوطه و نحوه پر کردن آن به شما کمک می‌کند. در نتیجه قبل از اقدام به هرکاری، ابتدا راهنمای فرم را مطالعه کنید.
- بخش «تامین اجتماعی من» دارای قسمتی به نام نمایش درخواست‌ها است، شما می‌توانید از طریق این قسمت، درخواست موردنظرتان را جستجو کنید. بعد از پیدا کردن درخواست مربوطه، روی راهنمای هوشمند مربوط به آن درخواست که در ستون انتهایی جدول قرار دارد، کلیک کرده و دستورالعمل مربوط به آن را به‌دقت مطالعه کنید.
- نکته دیگر اینکه در صورت هرگونه ابهامی شما می‌توانید برای دریافت راهنمایی‌های بیشتر، با بخش ارتباط با مشتری از طریق شماره تلفن ۱۴۲۰ یا از سایت tamin.ir ارتباط برقرار کنید.
- برای ارسال لیست بیمه ماهانه به‌صورت آنلاین و غیرحضوری شما باید درخواست استفاده از خدمات غیرحضوری را انجام دهید. فرم مربوط به این کار در منوی خدمات کارفرمایان موجود است.
آموزش کار با سامانه ارسال آنلاین لیست بیمه
بعد از اینکه ثبت نام کد کارگاهی و همچنین نام نویسی کارکنان را انجام دادید، باید با توجه به مهلت‌های تعیین‌شده، از طریق سایت سازمان تامین اجتماعی به آدرس es.tamin.ir نسبت به ارسال لیست بیمه اقدام کنید. دقت داشته باشید که استفاده از نرم افزارهای حقوق و دستمزد می‌تواند به شما کمک کند که این فرایند را با سهولت بیشتر و پیچیدگی کمتر انجام دهید و در انتها لیست را در سامانه بارگزاری کنید. منظور از بارگزاری لیست در اینجا بارگزاری دو فایلی است که توسط نرم افزار حقوق و دستمزد ایجاد می‌شوند. برای ارسال حضوری لیست بیمه باید این دو فایل را روی CD یا DVDرایت کرده و به شعبه مربوطه تحویل دهید. در ادامه نحوه ارسال اینترنتی لیست بیمه را به‌طور کامل به شما آموزش می‌دهیم:
۱.اولین مرحله برای ارسال لیست بیمه تامین اجتماعی، ورود به سایت https://eservices.tamin.ir است. بعد از وارد شدن به سایت، روی گزینه «ورودبه سامانه» کلیک کنید.
۲.در این مرحله باید کدملی کارفرما یا نماینده او را در قسمت مربوط به نام کاربری وارد کرده و رمز عبور (گذر واژه) خود را نیز تایپ کنید. به شما توصیه می‌کنیم که برای کار با این سامانه از طریق مرورگرهای گوگل کروم یا فایرفاکس اقدام کنید.
۳.بعد از وارد شدن به قسمت کارفرمایان، تب مربوط به لیست حق بیمه و ارسال لیست بیمه را باز کنید. این فرایند جزء خدمات غیرحضوری سازمان تامین اجتماعی است که شما می‌توانید از آن بهره‌مند شوید.
۴. با کلیک روی تب لیست حق بیمه، شما وارد بخشی می‌شوید که دو گزینه را در اختیار شما قرار می‌دهد. گزینه اول «بارگزاری فایل لیست حق بیمه» است و گزینه دوم «ایجاد لیست حق بیمه جدید آنلاین» نام دارد که در ادامه هر کدام از این دو گزینه را توضیح می‌دهیم.
- بارگزاری فایل لیست حق بیمه: اگر فایل مربوط به لیست بیمه شما از قبل آماده است، باید آن را در این بخش بارگزاری کنید. با کلیک روی این بخش، صفحه جدیدی به شما نشان داده می‌شود و شما می‌توانید فایل آماده خود را اینجا آپلود کنید.
- ایجاد لیست حق بیمه جدید آنلاین: شما می‌توانید از طریق این گزینه، فرایند تهیه لیست حق بیمه را بدون استفاده از هیچ نرم افزار دیگری به‌طور مستقیم انجام دهید.
نکته: سوابق لیست‌های بیمه ارسال شده توسط شما در بخش بالای این صفحه قرار دارد و در صورت لزوم می‌توانید به آنها دسترسی داشته باشید. تاریخچه‌ای از تمام لیست‌های ارسالی شما همراه با نتیجه‌های پردازش و پرداخت آنها در این قسمت موجود هستند.
۵.در مرحله بعد شما باید لیست بیمه را تایید کنید تا ثبت اولیه آن بعد از بارگزاری انجام شود. بعد از ثبت شدن این فایل لیست حق بیمه، تایید نهایی آن صورت می‌گیرد و در اینجا فرایند ارسال لیست بیمه شما به پایان می‌رسد.
مراحل تشکیل پرونده کارفرمایان برای ارسال لیست بیمه
قبل از اینکه اقدام به ارسال لیست بیمه کنید، باید مرحله تشکیل پرونده برای کارفرمایان را انجام دهید. هر کارفرمایی موظف است که ابتدا با ارائه اطلاعات و مدارک مربوط به کسب‌و‌کار خود نسبت به تشکیل پرونده و دریافت کد کارگاهی اقدام کند. در ادامه روند تشکیل پرونده را بررسی می‌کنیم.
نحوه دریافت کد کارگاهی
کارفرما یا نماینده قانونی او باید بعد از دریافت پروانه کسب از اتحادیه صنفی مربوطه یا ثبت شرکت خود، در مهلت قانونی معین شده (۱۵ روز بعد از ثبت شرکت) نسبت به ثبت نام کد کارگاهی خود اقدام کند. برای ثبت نام و دریافت کد کارگاهی لازم است مدارک موردنیاز را به شعبه تامین اجتماعی در نزدیکی خود ببرید و کارهای مربوط به ثبت نامتان را انجام دهید.
لیست کامل مدارک برای ثبت‌نام کدکارگا‌‌هی شامل شخصیت حقیقی
هر کدام از کارگاه‌هایی که شامل افراد حقیقی هستند باید برای ثبت نام در سازمان تامین اجتماعی مدارک زیر را آماده و به شعبه مربوطه ارائه دهند:
- جواز کسب صنفی معتبر
- پروانه تاسیس یا بهره برداری
- اسناد مالکیت یا اجاره یا صلح نامه کارگاه
- احکام مراجع قضایی مبنی بر مالکیت یا اجاره
- تاییدیه اتحادیه یا مجمع امور صنفی مربوطه
- تصویر شناسنامه و کارت ملی کارفرما
- برگه‌های درخواست اولیه، نمونه امضا و مهر کارگاه و ایمیل معتبر
- گواهی کد پستی یا مدارک تاییدکننده آدرس محل فعالیت
لیست مدارک مورد نیاز برای تشکیل پرونده کارگاه‌های حقوقی در تامین اجتماعی
در بخش قبل مدارک ضروری برای کارگاه‌های شامل اشخاص حقیقی را مشاهده کردید، در زیر لیست مدارک ضروری برای تشکیل پرونده کارگاه‌های شامل شخصیت حقوقی در سازمان تامین اجتماعی را مشاهده می‌کنید:
- آگهی تاسیس در روزنامه رسمی و اساسنامه شرکت
- تصویر سند مالکیت یا اجاره نامه محل فعالیت شرکت
- پروانه تاسیس یا بهره برداری
- سایر مدارک مرتبط با شروع فعالیت و تاسیس شرکت
- شناسه ملی، شماره ثبت شرکت، تصویر شناسنامه و کارت ملی اعضای هیئت مدیره شرکت
- تکمیل برگه‌های مربوطه مبنی بر درخواست اولیه، نمونه امضا، مهر کارگاه و ارائه ایمیل معتبر
- ارائه گواهی کد پستی یا مدارکی نظیر قبض برق(برای تایید آدرس محل فعالیت)
- نامه رسمی درخواست صدور کد کارگاه در سربرگ شرکت به‌همراه مهر و امضای معتبر
بازرسی کارگاه توسط بازرس بیمه تامین اجتماعی
حداکثر تا دو هفته بعد از ثبت نام و ارائه درخواست و تحویل مدارک به سازمان تامین اجتماعی، از طرف واحد بازرسی این سازمان، یک بازرس به آدرس اعلام‌شده توسط کارفرما مراجعه می‌کند. بازرس مواردی نظیر صحت آدرس، تعداد کارکنان، شغل هر کدام از کارکنان و وضعیت فعالیت کارگاه را بررسی می‌کند. در واقع وظیفه این بازرس احراز هویت کارگاه، کارفرما، کارکنان، شغل هر کدام و تایید حضور آنها در کارگاه است. این مرحله یکی از مهم‌ترین مراحل برای ارسال لیست بیمه است و اولین لیست شما باید با لیست گزارش شده توسط بازرس مطابقت داشته باشد. بعد از اینکه بازرس به کارگاه شما مراجعه و گزارش بازرسی را آماده کرد، ۷۲ ساعت طول می‌کشد تا این گزارش به تایید نهایی رسیده و در سامانه ثبت شود. بعد از تایید نهایی و طی مراحل اداری در شعبه مربوطه، کد کارگاهی شما صادر می‌شود. در این مرحله باید برای دریافت کد کارگاه و تحویل برگه درخواست نام کاربری و رمز عبور، به‌صورت حضوری مراجعه کنید.
با ارسال لیست بیمه آنلاین، کار خود را آسان‌تر کنید
در نوشته بالا با ارسال لیست بیمه از طریق سایت تامین اجتماعی به‌طور کامل آشنا شدید. همان‌طور که گفته شد قبل از اقدام به ارسال لیست آنلاین بیمه تامین اجتماعی، کارفرمایان یا نمایندگان آنها باید نسبت به ثبت نام و دریافت کد کارگاهی و همچنین نام کاربری و رمز عبور اقدام کنند. بعد از دریافت کد کارگاهی، شما می‌توانید برای ارسال لیست حق بیمه کارکنان خود از طریق پرتال سازمان تامین اجتماعی و طبق مراحل گفته شده در مقاله بالا اقدام کنید. امیدواریم از این مطلب کاربردی بهره برده باشید. منتظر شنیدن نظرات و سوالات شما در بخش دیدگاه‌های این نوشته هستیم.
