تفاوت KPI و OKR: کدام برای مدیریت عملکرد بهتر است؟

تفاوت KPI و OKR چیست؟ کدام یک بهتر است؟ در دنیای کسب‌وکار امروز، مدیریت عملکرد یکی از مهم‌ترین چالش‌هایی است که سازمان‌ها با آن روبه‌رو هستند. در سال‌های اخیر، ابزارهایی مانند KPI (شاخص‌های کلیدی عملکرد) و OKR (اهداف و نتایج کلیدی) به عنوان روش‌های برجسته‌ای برای ارزیابی و بهبود عملکرد سازمانی شناخته شده‌اند. بر اساس یک مطالعه از شرکت McKinsey، سازمان‌هایی که از این ابزارهای مدیریت عملکرد به درستی استفاده می‌کنند، تا 30 درصد افزایش در بهره‌وری و 20 درصد بهبود در رضایت کارکنان را تجربه کرده‌اند.

اما با وجود اینکه KPI و OKR هر دو به هدف مدیریت و بهبود عملکرد طراحی شده‌اند، تفاوت‌های اساسی در رویکرد و کاربرد آن‌ها وجود دارد که می‌تواند تأثیر بزرگی بر موفقیت سازمان داشته باشد. انتخاب صحیح بین این دو ابزار می‌تواند تفاوت میان دستیابی به اهداف استراتژیک و درجا زدن در روندهای فعلی باشد. در این مقاله، به بررسی دقیق تفاوت KPI و OKR می‌پردازیم و نشان می‌دهیم که چگونه می‌توان از این ابزارها برای هدایت سازمان به سوی موفقیت استفاده کرد. در ادامه این مطلب همراه آژانس راه اندازی و توسعه کسب و کار اکوبا باشید.

تعریف KPI؛ آشنایی با مفهوم شاخص‌های کلیدی عملکرد

KPI یا شاخص‌های کلیدی عملکرد، معیارهایی کمی و قابل اندازه‌گیری هستند که برای ارزیابی عملکرد یک سازمان، تیم یا فرد در دستیابی به اهداف مشخصی استفاده می‌شوند. KPI‌ها به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا کارایی و اثربخشی فعالیت‌های خود را بر اساس اهداف تعیین‌شده ارزیابی کنند. این شاخص‌ها معمولاً به صورت دوره‌ای بررسی می‌شوند و می‌توانند به مدیران در اتخاذ تصمیمات آگاهانه کمک کنند. اگر تا به حال از این ابزار محبوب در ارزیابی عملکرد کارکنان خود استفاده نکرده اید می توانید با استفاده از خدمات مشاوره مدیریت اکوبا بهترین روش برای اجرای این ابزار را بیاموزید.

تعریف OKR؛ انتخاب اهداف و نتایج کلیدی

OKR یا اهداف و نتایج کلیدی، یک چارچوب مدیریت عملکرد است که بر اساس تعیین اهداف بلندمدت و نتایج کلیدی که برای دستیابی به این اهداف باید تحقق یابند، شکل می‌گیرد. در OKR، اهداف باید بلندپروازانه و الهام‌بخش باشند، در حالی که نتایج کلیدی، گام‌های قابل اندازه‌گیری برای تحقق این اهداف هستند. OKR‌ها معمولاً در دوره‌های سه‌ماهه تنظیم می‌شوند و به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا با تمرکز بر اهداف استراتژیک، به رشد و پیشرفت دست یابند. تعریف OKR در کنار یک مارکتینگ پلن قوی می تواند به شما در رسیدن به اهداف بیزنسی کمک بسیار شایانی کند.

 تفاوت‌های کلیدی بین KPI و OKR

در ادامه مقاله بررسی تفاوت OKR و KPI، سعی می کنیم با بررسی هدف گذاری، رویکرد، پیگیری و رویکرد هر یک از این ابزارها، با تفاوت های کلیدی آن ها آشنا شویم.

تفاوت در هدف‌گذاری و رویکرد

KPI‌ها معمولاً به اهداف کوتاه‌مدت و عملیاتی متمرکز هستند و به عنوان معیارهایی برای ارزیابی عملکرد روزانه یا ماهانه استفاده می‌شوند. این شاخص‌ها به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا روندهای جاری را پایش کنند و از تحقق اهداف عملیاتی اطمینان حاصل کنند.

در مقابل، OKR‌ها به اهداف بلندمدت و استراتژیک توجه دارند. این چارچوب به سازمان‌ها کمک می‌کند تا چشم‌اندازهای گسترده‌تری را تعریف کنند و از طریق تعیین نتایج کلیدی، به تحقق این چشم‌اندازها نزدیک شوند. OKR‌ها معمولاً بلندپروازانه‌تر از KPI‌ها هستند و انگیزه‌بخشی بیشتری برای کارکنان فراهم می‌کنند. با استفاده از این ابزارها در کنار نمونه بیزینس پلن حرفه ای می توانید به اهداف کسب و کاری خود نزدیک شوید.

مقایسه در نحوه پیگیری و ارزیابی

پیگیری KPI‌ها به صورت مداوم و در فواصل زمانی منظم انجام می‌شود، زیرا این شاخص‌ها به ارزیابی عملکرد روزانه کمک می‌کنند. KPI‌ها اغلب با توجه به استانداردهای خاصی تعیین می‌شوند و عملکرد را نسبت به این استانداردها می‌سنجند.

از سوی دیگر، OKR‌ها در پایان هر دوره (معمولاً سه‌ماهه) مورد ارزیابی قرار می‌گیرند. در OKR، ارزیابی بیشتر بر مبنای درصد تحقق اهداف انجام می‌شود. اگرچه نتایج کلیدی باید کاملاً قابل اندازه‌گیری باشند، اما هدف اصلی در OKR، ایجاد انگیزه برای دستیابی به اهداف بلندپروازانه است، حتی اگر این اهداف به طور کامل محقق نشوند.

مزایا و معایب KPI؛ آشنایی با نقاط قوت و ضعف

برای مقایسه بهتر و دقیق تر KPI و OKR بهتر است مزایا و معایب هریک را به صورت مستقل بررسی کنیم. در اینجا مزایا و معایب KPI را مشاهده می کنید:

مزایای استفاده از KPI: 

• ساده و قابل اندازه‌گیری: KPI‌ها به دلیل سادگی و قابل اندازه‌گیری بودن، به راحتی می‌توانند عملکرد را در زمان واقعی ارزیابی کنند و به مدیران کمک کنند تا به سرعت نقاط ضعف و قوت را شناسایی کنند.
• تمرکز بر اهداف خاص: KPI‌ها به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا بر اهداف خاص و مشخصی تمرکز کنند و از این طریق، کارایی و اثربخشی خود را افزایش دهند.
• پایدار و قابل پیش‌بینی: KPI‌ها اغلب ثابت هستند و به صورت منظم بررسی می‌شوند که این امر به سازمان‌ها اجازه می‌دهد تا عملکرد خود را به صورت پیوسته پایش کنند.

چالش‌ها و محدودیت‌های KPI: 

• تمرکز بر گذشته: یکی از محدودیت‌های KPI این است که بیشتر به ارزیابی عملکرد گذشته می‌پردازد و کمتر به نوآوری و تغییرات آینده توجه دارد.
• خطر جزئی‌نگری: گاهی اوقات، تمرکز بیش از حد بر KPI‌ها می‌تواند منجر به جزئی‌نگری و از دست دادن دیدگاه کلی و استراتژیک شود.
• تأکید بر کمیت به جای کیفیت: KPI‌ها معمولاً کمی هستند و ممکن است کیفیت عملکرد را به اندازه کافی نشان ندهند.

مزایا و معایب OKR؛ چرا OKR یک ابزار جذاب برای کارمندان است؟

تا اینجا با مزایا و معایب KPI آشنا شدیم؛ در ادامه به بررسی مزایا و معایب OKR می پردازیم تا مقایسه خود را تکمیل کنیم.

مزایای استفاده از OKR: 

• ترکیب اهداف بلندپروازانه با نتایج قابل اندازه‌گیری: OKR‌ها به سازمان‌ها اجازه می‌دهند تا اهداف بلندپروازانه و الهام‌بخش تعیین کنند، در حالی که از طریق نتایج کلیدی، پیشرفت به سوی این اهداف را اندازه‌گیری می‌کنند.
• افزایش شفافیت و تمرکز: OKR‌ها به دلیل ماهیت شفاف و قابل دسترس خود، به تیم‌ها کمک می‌کنند تا همه افراد در سازمان در یک جهت حرکت کنند و بر اهداف استراتژیک تمرکز داشته باشند.
• انعطاف‌پذیری: OKR‌ها معمولاً در دوره‌های سه‌ماهه تعیین می‌شوند که به سازمان‌ها امکان می‌دهد به سرعت به تغییرات محیطی و بازار پاسخ دهند.

چالش‌ها و محدودیت‌های OKR: 

• پیچیدگی در پیاده‌سازی: اجرای موثر OKR‌ها نیازمند تغییرات فرهنگی و سازمانی است که ممکن است زمان‌بر و پیچیده باشد.
• خطر تنظیم اهداف غیرواقعی: تعیین اهداف بیش از حد بلندپروازانه ممکن است منجر به ناامیدی شود، به ویژه اگر سازمان‌ها نتوانند به این اهداف دست یابند.
• نیاز به هماهنگی بالا: OKR‌ها نیازمند هماهنگی و هم‌راستایی میان تیم‌ها و سطوح مختلف سازمان هستند، که در برخی موارد ممکن است دشوار باشد.

کاربرد KPI و OKR؛ چه زمانی از هر ابزار استفاده کنیم؟

KPI‌ها در مواردی که سازمان نیاز به پیگیری دقیق و مستمر عملکرد عملیاتی دارد، مناسب‌تر هستند. برای مثال، در حوزه‌های تولید، فروش و خدمات مشتریان، KPI‌ها می‌توانند به عنوان معیارهای کارایی استفاده شوند. همچنین، در مواقعی که سازمان به ثبات و پایدار بودن شاخص‌های عملکرد نیاز دارد، KPI‌ها ابزار مناسبی هستند.

OKR‌ها زمانی موثرتر هستند که سازمان به دنبال تغییرات بزرگ و استراتژیک است. برای مثال، وقتی که یک شرکت در حال توسعه محصولات جدید، ورود به بازارهای جدید یا ایجاد تحول در فرهنگ سازمانی است، OKR‌ها می‌توانند به عنوان یک ابزار انگیزشی و راهبردی استفاده شوند. OKR‌ها به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا بر روی چشم‌اندازهای بلندمدت تمرکز کنند و به جای اکتفا به دستاوردهای جاری، به دنبال رشد و نوآوری باشند. شما حتی در مراحل راه اندازی کسب و کار خود نیز می توانید از این ابزارها استفاده کنید.

چگونه KPI و OKR را در کنار هم به کار بریم؟

KPI و OKR می‌توانند مکمل یکدیگر باشند. در حالی که KPI‌ها به پایش عملکرد روزانه و عملیات جاری کمک می‌کنند، OKR‌ها به تعیین و دستیابی به اهداف بلندمدت و استراتژیک کمک می‌کنند. برای مثال، یک شرکت می‌تواند از KPI‌ها برای ارزیابی عملکرد تیم فروش خود استفاده کند و در عین حال از OKR‌ها برای تنظیم اهداف بزرگ‌تر مانند افزایش سهم بازار یا نوآوری در محصولات بهره بگیرد.

فرض کنید یک شرکت فناوری قصد دارد یک محصول جدید را به بازار عرضه کند. در این صورت، ممکن است OKR‌های شرکت شامل هدف‌گذاری برای توسعه محصول و دستیابی به سهم بازار معین در یک بازه زمانی مشخص باشد. در همین حال، KPI‌ها می‌توانند عملکرد تیم‌های توسعه و بازاریابی را در طول فرایند راه‌اندازی محصول پایش کنند، مانند تعداد ویژگی‌های جدید اضافه‌شده، تعداد جلسات مشتریان بالقوه و نرخ تبدیل مشتریان.

KPI یا OKR؟ از کدام استفاده کنیم؟

KPI و OKR هر دو ابزارهای ارزشمندی برای مدیریت عملکرد هستند، اما کاربردهای متفاوتی دارند. KPI‌ها بیشتر به ارزیابی و بهینه‌سازی عملکرد جاری متمرکز هستند، در حالی که OKR‌ها به تعیین و تحقق اهداف بلندمدت و استراتژیک کمک می‌کنند. انتخاب بین این دو به نیازها و اهداف خاص سازمان بستگی دارد.

برای بهره‌برداری حداکثری از این ابزارها، سازمان‌ها باید نیازهای خود را به دقت بررسی کنند و در صورت امکان، از ترکیب هر دو روش استفاده کنند. KPI‌ها می‌توانند به سازمان‌ها کمک کنند تا عملکرد روزانه خود را بهبود بخشند، در حالی که OKR‌ها می‌توانند سازمان را به سمت اهداف بلندمدت و نوآوری هدایت کنند. انتخاب صحیح و استفاده هماهنگ از این دو ابزار می‌تواند به موفقیت و رشد پایدار سازمان کمک کند. اگر قصد استفاده از این ابزارها را دارید و نمی دانید چگونه باید از آن ها استفاده کنید، آژانس توسعه کسب و کار اکوبا بهترین انتخاب برای شما است. مشاوران حرفه ای اکوبا با ارائه خدمات مشاوره کسب و کار و مشاوره مدیریت به شما کمک می کنند تا بر اساس نیازهای سازمان خود بهترین تصمیم را بگیرید.